Stanovte skutečnostný základ
Sestavte dokončenou práci, nedokončenou práci a případný dohodnutý další krok. Pomocí tohoto seznamu kontrolujte upravený odstavec, nikoli podle toho, jak vyhlazeně znění zní.
Vložte napsanou aktualizaci do editoru stylu. Nástroj přepíše zadaný text; skutečný stav projektu mimo tuto pasáž nezná.
- Sestavte potvrzená fakta.
- Ponechte zdrojovou aktualizaci.
- Spusťte editor stylu.
Učiňte děj viditelným
Nahraďte vágní fráze přímým popisem pouze tehdy, když zdroj poskytuje podrobnosti. Zachovejte nejistotu týkající se úkolů, které jsou stále plánované nebo čekají na rozhodnutí.
Krátká aktualizace může zůstat profesionální, aniž by tvrdila, že vše bylo úspěšné. Užitečná konkrétnost má větší hodnotu než nadšený přídavný jméno.
- Najděte hlavní děj.
- Ponechte každé upřesnění.
- Odstraňte nepodloženou chválu.
Zkontrolujte další krok
Po úpravě pozorně přečtěte termíny, odpovědné osoby a závazky. Plynulejší věta nesmí změnit odpovědnost ani termín.
Porovnejte konečnou aktualizaci se skutečnostným základem. Pokud ve zdroji chybí podrobnost, před jejím zahrnutím ji potvrďte.
- Ověřte odpovědnou osobu.
- Ověřete termín.
- Porovnejte s poznámkami.
Ukázkový příklad
Tým dokončil počáteční koncept a zítra v plánu zkontrolovat příklady.
Počáteční koncept je dokončen. Tým plánuje v úterý zkontrolovat příklady.
Příklad zachovává plánovanou kontrolu místo toho, aby ji přeměnil v nepodmíněný závazek.
Než dokončíte
- Tvrzení o dokončení jsou podložená.
- Plánovaná práce zůstává podmíněná.
- Odpovědnost se nezměnila.
- Úterý zůstává úterý.
Otázky a odpovědi
Může editor doplnit chybějící podrobnosti o postupu?
Nepoužívejte jej k vymýšlení informací o projektu. Potvrzené podrobnosti doplňte sami.
Má být aktualizace vždy kratší?
Ne. Ponechte kontext, který čtenáři potřebují, i když je delší věta jasnější.