Kerää faktapohja
Luettele valmistunut työ, keskeneräinen työ ja mahdollisesti sovittu seuraava askel. Käytä tätä luetteloa muokatun kappaleen tarkistamiseen sen sijaan, että luottaisit sen hienostuneen kieleen.
Liitä kirjoitettu päivitys tyylieditoriin. Työkalu kirjoittaa annetun tekstin uudelleen, mutta ei tiedä projektin todellista tilaa kyseisen tekstin ulkopuolella.
- Luettele varmennetut faktat.
- Säilytä lähdepäivitys.
- Suorita tyylieditori.
Teko näkyväksi
Korvaa epämääräiset ilmaisut suorilla kuvauksilla vain, kun lähde antaa tiedot. Säilytä epävarmuus tehtävissä, jotka ovat vasta suunnitteilla tai odottavat päätöstä.
Lyhyt päivitys voi säilyttää ammattimaisuuden ilman väitettä, että kaikki onnistui. Hyödyllinen täsmällisyys on arvokkaampi kuin innokas määrite.
- Etsi päätoiminto.
- Säilytä kaikki rajautukset.
- Poista perusteeton kehukka.
Tarkista seuraava askel
Lue määräajat, vastuuhenkilöt ja sitoumukset huolellisesti muokkaamisen jälkeen. Sujuvampi lause ei saa muuttaa vastuutahoa tai sitä, milloin jokin on tehtävä valmiiksi.
Vertaa lopullinen päivitys faktapohjaasi. Jos tiedot puuttuvat lähteestä, varmista ne ennen sisällyttämistä.
- Varmista vastuuhenkilö.
- Varmista määräaika.
- Vertaa muistiinpanoihin.
Esimerkki
Tiimi on saanut ensimmäisen luonnoksen valmiiksi ja aikoo tarkastella esimerkkejä tiistaina.
Ensimmäinen luonnos on valmis. Tiimi suunnittelee esimerkkien tarkastelua tiistaina.
Esimerkki säilyttää suunnitellun tarkastuksen muuttamatta sitä ehdottomaksi sitoumukseksi.
Ennen kuin lopetat
- Valmiutta koskevat väitteet on tuettu.
- Suunniteltu työ pysyy ehdollisena.
- Vastuuhenkilö ei muutu.
- Tiistai pysyy tiistaina.
Kysymykset ja vastaukset
Voiko editori toimittaa puuttuvat edistymistiedot?
Älä luota siihen, että se keksii projektitietoja. Lisää varmennetut tiedot itse.
Pitääkö päivityksen aina olla lyhyempi?
Ei. Säilytä konteksti, jota lukijat tarvitsevat, vaikka pidempi lause olisi selkeämpi.