Σύνταξη ευγενικού υπενθύμισης χωρίς επινόηση προθεσμίας

Παρέχετε το πραγματικό πλαίσιο

Αναφέρετε τι ρωτήσατε προηγουμένως και πότε, αλλά μόνο αν γνωρίζετε αυτές τις λεπτομέρειες. Μην υπαινίσσεστε συνομιλία που δεν έγινε.

Χρησιμοποιήστε τα πεδία παραλήπτη, θέματος, στόχου και τόνου για να περιγράψετε την ακολουθούσα ενέργεια. Συμπεριλάβετε την απάντηση που χρειάζεστε αντί για ένα ασαφές αίτημα για ένα εντυπωσιακό email.

1. Εντοπίστε το αρχικό αίτημα.
2. Προσθέστε επιβεβαιωμένο πλαίσιο.
3. Επιλέξτε ευγενικό τόνο.

Διατηρήστε πρακτικό το αίτημα

Μια συνοπτική υπενθύμιση μπορεί να επαναλαμβάνει την ερώτηση και να εξηγεί το επόμενο βήμα. Χρησιμοποιήστε προθεσμία μόνο όταν είναι πραγματική και σχετική.

Ελέγξτε το προσχέδιο για τεχητή επείγονση, υποσχέσεις ή παραδοχές για το γιατί ο παραλήπτης δεν απάντησε. Διατηρήστε το μήνυμα πραγματικό.

1. Ελέγξτε την αναφορά σε προηγούμενη επικοινωνία.
2. Αφαιρέστε την αστηρίχτρη επείγονση.
3. Διατηρήστε μία σαφή ερώτηση.

Ανασκοπήστε και στείλτε

Συγκρίνετε το προσχέδιο με την πραγματική αλληλογραφία. Επαληθεύστε ονόματα, ημερομηνίες και τυχόν αναφερόμενα συνημμένα πριν τα αντιγράψετε στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

Ένα υπενθύμιση πρέπει να επιτρέπει στον παραλήπτη να απαντήσει απευθείας. Ο βοηθός δεν στέλνει υπενθυμίσεις ούτε παρακολουθεί απαντήσεις.

1. Διαβάστε το αρχικό νήμα.
2. Επαληθεύστε τις λεπτομέρειες του προσχεδίου.
3. Στείλτε το ανασκοπημένο μήνυμα.

Πριν ολοκληρώσετε

• Η προηγούμενη επικοινωνία είναι πραγματική.
• Καμία επινοημένη προθεσμία.
• Η ερώτηση είναι εύκολα απαντημένη.
• Το νήμα μηνύματος ελέγχθηκε.