वास्तविक संदर्भ दें
बताएँ कि आपने पहले क्या और कब पूछा था, लेकिन केवल यदि ये जानकारी उपलब्ध हो। ऐसा संकेत न दें कि ऐसी बातचीत हुई जो नहीं हुई।
अनुवर्ती संदेश बताने के लिए प्राप्तकर्ता, विषय, लक्ष्य और स्वर के क्षेत्रों का उपयोग करें। प्रभावशाली ईमेल की अस्पष्ट माँग के बजाय आवश्यक उत्तर शामिल करें।
- मूल अनुरोध पहचानें।
- पुष्टिकृत संदर्भ जोड़ें।
- विनम्र स्वर चुनें।
अनुरोध व्यावहारिक रखें
संक्षिप्त अनुस्मारक प्रश्न दोहरा सकता है और अगला कदम बता सकता है। समय-सीमा केवल तब उपयोग करें जब वह वास्तविक और प्रासंगिक हो।
मसौदे में गढ़ी गई तात्कालिकता, वचन या प्राप्तकर्ता के उत्तर न देने के कारण जाँचें। संदेश तथ्यात्मक रखें।
- पूर्व संपर्क के संदर्भ की जाँच करें।
- असमर्थित तात्कालिकता हटाएँ।
- एक स्पष्ट प्रश्न रखें।
समीक्षा करें और भेजें
मसौदे की तुलना वास्तविक संदेश-थ्रेड से करें। उसे ईमेल क्लाइंट में कॉपी करने से पहले नाम, तिथियाँ और किसी संदर्भित अटैचमेंट को सत्यापित करें।
अनुवर्ती संदेश में प्राप्तकर्ता सीधे उत्तर दे सके, यह सुनिश्चित होना चाहिए। सहायक अनुस्मारक नहीं भेजती और उत्तरों की निगरानी नहीं करती।
- मूल थ्रेड पढ़ें।
- मसौदे के विवरण सत्यापित करें।
- समीक्षित संदेश भेजें।
उदाहरण
लक्ष्य: पूछना कि प्राप्तकर्ता को मसौदे की समीक्षा के लिए समय मिला है या नहीं; कोई उत्तर समय-सीमा तय नहीं हुई।
उपयुक्त मसौदा समीक्षा के बारे में पूछता है, लेकिन यह नहीं कहता कि वादा की गई समय-सीमा बीत चुकी है।
उदाहरणसहित निर्देश अनुस्मारक को तथ्यात्मक बनाए रखता है और गढ़ी हुई सहमति से बचाता है।
पूर्ण करण्यापूर्वी तपासा
- पूर्व संपर्क वास्तविक है।
- कोई गढ़ी हुई समय-सीमा नहीं।
- प्रश्न का उत्तर देना आसान है।
- संदेश-थ्रेड जाँची गई।
प्रश्न आणि उत्तरे
क्या जोर देने के लिए समय-सीमा जोड़ सकता हूँ?
समय-सीमा केवल तब उपयोग करें जब वह वास्तविक परिस्थिति और आपके अभिप्रेत अनुरोध को प्रतिबिंबित करे।
क्या सेवा बाद में अनुस्मारक स्वतः भेजेगी?
नहीं। यह केवल मसौदा पाठ तैयार करती है।