तथ्यात्मक विवरण सत्यापित करें
नाम, तिथियाँ, कीमतें और वचनों की तुलना अपने अभिलेखों से करें। कोई विवरण हटाएँ जो दिया न गया हो या पुष्ट न किया जा सके।
जाँचें कि प्रश्न वचन न बन गया हो। ईमेल सहायक आपके क्षेत्रों से विषय और मुख्य पाठ बनाती है, सत्यापित व्यावसायिक अभिलेखों से नहीं।
- नाम और तिथियाँ जाँचें।
- मात्राएँ और वचन जाँचें।
- अभिप्रेत अनुरोध बहाल करें।
स्वर और स्पष्टता समीक्षित करें
मसौदा प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण से पढ़ें। अपना अभिप्रेत कार्य पहचानें और जाँचें कि स्वर संबंध के अनुरूप है या नहीं।
अंतिम शब्दावली की प्रूफरीडिंग आवश्यक हो तो व्याकरण जाँच का उपयोग करें। यांत्रिक सुधारों के बाद भी अर्थ की संक्षिप्त जाँच आवश्यक है।
- अनुरोधित कार्य ढूँढें।
- औपचारिकता का स्तर समीक्षित करें।
- स्वीकृत पाठ की प्रूफरीडिंग करें।
वास्तविक भेजने की अवधि जाँचें
मसौदा कॉपी करने के बाद अपने ईमेल क्लाइंट में प्राप्तकर्ता पते, विषय और अटैचमेंट जाँचें। पुष्टि करें कि गोपनीय विवरण केवल अभिप्रेत व्यक्तियों को जाएँगे।
मसौदा कॉपी करने से ईमेल नहीं भेजता और फ़ाइल संलग्न नहीं होती। ये कार्य आपके ईमेल अनुप्रयोग में ही रहते हैं।
- सभी प्राप्तकर्ता जाँचें।
- वास्तविक अटैचमेंट सत्यापित करें।
- भेजने से पहले एक बार पढ़ें।
उदाहरण
तैयार मसौदा कहता है: संशोधित फ़ाइल संलग्न है।
भेजने से पहले अपने क्लाइंट में वास्तविक संशोधित फ़ाइल संलग्न करें या यह वाक्य हटाएँ।
उदाहरण मसौदे के कथन और ईमेल अनुप्रयोग में किए गए कार्य में अंतर करता है।
पूर्ण करण्यापूर्वी तपासा
- तथ्य अभिलेखों से मेल खाते हैं।
- वचन सोच-समझकर दिए गए हैं।
- प्राप्तकर्ता सही हैं।
- संदर्भित फ़ाइलें वास्तव में संलग्न हैं।
प्रश्न आणि उत्तरे
क्या अटैचमेंट का उल्लेख उसे संलग्न कर देता है?
नहीं। वास्तविक फ़ाइल अपने ईमेल क्लाइंट में जोड़कर सत्यापित करें।
कब भेजना है, यह निर्णय कौन करता है?
आप करते हैं। यह साइट पाठ तैयार करती है और ईमेल नहीं भेजती।