אמתו פרטים עובדתיים
השוו שמות, תאריכים, מחירים והבטחות לרשומות. מחקו כל פרט שלא סופק או שאי אפשר לאשרו.
בדקו אם שאלה הפכה להתחייבות. עוזר הדוא״ל מייצר נושא וגוף מהשדות שלכם, לא מרשומות עסקיות מאומתות.
- השוו שמות ותאריכים.
- בדקו כמויות והבטחות.
- שחזרו את הבקשה המיועדת.
בקרו טון ובהירות
קראו את הטיוטה מנקודת מבטו של הנמען. זהו את הפעולה שאתם רוצים ואם הטון מתאים ליחס שביניכם.
השתמשו בבודק הדקדוק אם הניסוב הסופי זקוק להגהה. תיקונים מכניים עדיין דורשים בדיקת משמעות מהירה.
- אתרו את הפעולה המבוקשת.
- בקרו את רמת הפורמליות.
- הגהו את הטקסט שאישרתם.
בדקו את חלון השליחה בפועל
לאחר העתקת הטיוטה, בדקו כתובות נמענים, נושא וקבצים בלקוח הדוא״ל. אשרו שפרטים חסויים נשלחים רק לאנשים המיועדים.
העתקת טיוטה אינה שולחת דוא״ל ואינה מצרפת קובץ. פעולות אלה נותרות ביישום הדוא״ל שלכם.
- בדקו את כל הנמענים.
- אמתו קבצים אמיתיים.
- קראו פעם לפני השליחה.
דוגמה מפורטת
לפני
הטיוטה שנוצרה אומרת: הקובץ המעודכן מצורף.
אחרי
לפני השליחה, צרפו את הקובץ המעודכן בפועל בלקוח שלכם או הסירו את המשפט.
הדוגמה מבחינה בין אמירה בטיוטה לפעולה שבוצעה ביישום הדוא״ל.
לפני שאתה מסתיים
- העובדות תואמות לרשומות.
- ההבטחות מכוונות.
- הנמענים נכונים.
- הקבצים המוזכרים צורפו בפועל.
שאלות ותשובות
האם אזכור קובץ מצרף אותו?
לא. הוסיפו ואמתו את הקובץ בפועל בלקוח הדוא״ל.
מי מחליט מתי לשלוח?
אתם. אתר זה מייצר טקסט ואינו שולח דוא״ל.