Varmenna faktatiedot
Vertaa nimet, päivämäärät, hinnat ja lupaukset tietoihisi. Poista kaikki yksityiskohdat, joita ei ole annettu tai joita ei voi varmentaa.
Tarkista, onko kysymys muuttunut sitoumukseksi. Sähköpostiapu tuottaa aiheen ja tekstin kentistäsi, ei varmennetuista liiketoimintatiedoista.
- Vertaa nimet ja päivämäärät.
- Tarkista määrät ja lupaukset.
- Palauta haluttu pyyntö.
Tarkista sävy ja selkeys
Lue luonnos vastaanottajan näkökulmasta. Tunnista haluamasi toimi ja arvioi, sopiiko sävy suhteeseen.
Käytä kieliohjelmaa, jos lopullinen sanavalinta vaatii oikaisua. Mekaaniset korjaukset vaativat silti nopean merkitystarkistuksen.
- Paikanna pyydetty toimi.
- Tarkista muodollisuuden taso.
- Oikaise hyväksytty teksti.
Tarkista todellinen lähetysikkuna
Kopioitu luonnos, tarkista vastaanottajaosoitteet, aihe ja liitteet sähköpostiohjelmassasi. Varmista, että luottamukselliset tiedot menevät vain tarkoitetuille henkilöille.
Luonnoksen kopioiminen ei lähetä postia eikä liitä tiedostoa. Nämä toimet tehdään omassa sähköpostisovelluksessasi.
- Tarkista kaikki vastaanottajat.
- Varmenna todelliset liitteet.
- Lue kerran ennen lähettämistä.
Esimerkki
Tuotettu luonnos sanoo: Muutettu tiedosto on liitetty.
Ennen lähettämistä liitä todellinen muutettu tiedosto ohjelmaasi tai poista kyseinen lause.
Esimerkki erottaa luonnoksen väitteen sähköpostisovelluksessa suoritetusta toimesta.
Ennen kuin lopetat
- Faktat vastaavat tietoja.
- Lupaukset ovat tarkoituksellisia.
- Vastaanottajat ovat oikein.
- Viitatut tiedostot on todella liitetty.
Kysymykset ja vastaukset
Liitteen mainitseminen liittääkö sen?
Ei. Lisää ja varmenna todellinen tiedosto sähköpostiohjelmassasi.
Kuka päättää lähetysajankohdan?
Sinä. Sivusto tuottaa tekstiä eikä lähetä sähköpostia.