Controleer feitelijke details
Vergelijk namen, datums, prijzen en toezeggingen met uw gegevens. Verwijder elk detail dat niet is aangeleverd of niet kan worden bevestigd.
Controleer of een vraag een toezegging is geworden. De e-mailassistent genereert een onderwerp en hoofdtekst uit uw velden, niet uit geverifieerde zakelijke gegevens.
- Vergelijk namen en datums.
- Controleer hoeveelheden en toezeggingen.
- Herstel het bedoelde verzoek.
Beoordeel toon en duidelijkheid
Lees het concept vanuit het perspectief van de ontvanger. Bepaal de gewenste handeling en of de toon bij de relatie past.
Gebruik de grammaticacontrole als de definitieve formulering moet worden gecorrigeerd. Mechanische correcties vereisen nog steeds een snelle betekeniscontrole.
- Zoek de gevraagde handeling.
- Beoordeel de formaliteit.
- Corregeer de goedgekeurde tekst.
Controleer het werkelijke verzendvenster
Inspecteer na het kopiëren van het concept de ontvangersadressen, het onderwerp en de bijlagen in uw e-mailclient. Bevestig dat vertrouwelijke details alleen naar de bedoelde personen gaan.
Een concept kopiëren verstuurt geen e-mail en voegt geen bestand toe. Die handelingen blijven in uw eigen e-mailtoepassing.
- Inspecteer alle ontvangers.
- Controleer werkelijke bijlagen.
- Lees eenmaal voordat u verzendt.
Uitgewerkt voorbeeld
Het gegenereerde concept zegt: The revised file is attached.
Voeg vóór verzending het werkelijke herziene bestand toe in uw client of verwijder die zin.
Het voorbeeld onderscheidt een uitspraak in een concept van een handeling in de e-mailtoepassing.
Voordat u klaar bent
- Feiten komen overeen met de gegevens.
- Toezeggingen zijn bewust.
- Ontvangers zijn juist.
- Genoemde bestanden zijn daadwerkelijk toegevoegd.
Veelgestelde vragen en antwoorden
Voegt het noemen van een bijlage die ook toe?
Nee. Voeg het werkelijke bestand toe en controleer het in uw e-mailclient.
Wie bepaalt wanneer er wordt verzonden?
U. Deze site genereert tekst en verstuurt geen e-mail.