Sahkan butiran fakta
Bandingkan nama, tarikh, harga dan janji dengan rekod anda. Padam sebarang butiran yang tidak dibekalkan atau tidak dapat disahkan.
Semak sama ada soalan telah menjadi komitmen. Pembantu e-mel menjana tajuk dan badan daripada medan anda, bukan rekod perniagaan yang disahkan.
- Bandingkan nama dan tarikh.
- Semak kuantiti dan janji.
- Kembalikan permintaan yang dimaksudkan.
Semak nada dan kejelasan
Baca draf dari perspektif penerima. Kenal pasti tindakan yang anda mahukan dan sama ada nada sesuai dengan hubungan tersebut.
Gunakan pengecek tatabahasa jika kata akhir memerlukan penyemakan ejaan. Pembetulan mekanikal masih memerlukan semakan makna pantas.
- Lokasikan tindakan yang diminta.
- Semak tahap formaliti.
- Semak ejaan teks yang diluluskan.
Semak tetingkap penghantaran sebenar
Selepas menyalin draf, periksa alamat penerima, tajuk dan lampiran dalam klien e-mel anda. Sahkan bahawa butiran konfidensial hanya dihantar kepada orang yang dimaksudkan.
Menyalin draf tidak menghantar e-mel atau melampirkan fail. Tindakan tersebut kekal dalam aplikasi e-mel anda sendiri.
- Periksa semua penerima.
- Sahkan lampiran sebenar.
- Baca sekali sebelum menghantar.
Contoh diselesaikan
Draf yang dijana menyatakan: Fail yang disemak dilampirkan.
Sebelum menghantar, lampirkan fail semakan sebenar dalam klien anda atau buang ayat tersebut.
Contoh membezakan pernyataan dalam draf daripada tindakan yang dilakukan dalam aplikasi e-mel.
Sebelum anda selesai
- Fakta sepadan dengan rekod.
- Janji adalah disengajakan.
- Penerima adalah betul.
- Fail yang dirujuk sebenarnya dilampirkan.
Soalan dan jawapan
Adakah menyebut lampiran melampirkannya?
Tidak. Tambah dan sahkan fail sebenar dalam klien e-mel anda.
Siapa yang memutuskan bila untuk menghantar?
Anda. Laman ini menjana teks dan tidak menghantar e-mel.