তথ্যভিত্তিক বিবরণ যাচাই করুন
নাম, তারিখ, মূল্য ও অঙ্গীকার নিজের নথির সঙ্গে তুলনা করুন। না দেওয়া বা যাচাইযোগ্য নয় এমন প্রতিটি বিবরণ মুছুন।
পরীক্ষা করুন যে কোনো প্রশ্ন অঙ্গীকারে পরিণত হয়েছে কি না। ইমেইল সহায়ক আপনার ফিল্ড থেকে একটি বিষয় (subject) এবং বডি (body) তৈরি করে, যাচাইকৃত ব্যবসায়িক নথি নয়।
- নাম ও তারিখ তুলনা করুন।
- পরিমাণ ও অঙ্গীকার পরীক্ষা করুন।
- উদ্দিষ্ট অনুরোধ ফিরিয়ে আনুন।
সুর ও স্পষ্টতা পর্যালোচনা করুন
প্রাপকের দৃষ্টিকোণ থেকে খসড়া পড়ুন। কোন কাজ চান এবং সুর কি সম্পর্কের সঙ্গে খাপ খাওয়ায় তা চিহ্নিত করুন।
চূড়ান্ত বাক্যাংশের প্রুফরিডিং দরকার হলে ব্যাকরণ পরীক্ষক ব্যবহার করুন। যান্ত্রিক সংশোধনের পরেও দ্রুত অর্থ-পরীক্ষা প্রয়োজন।
- চাওয়া কাজ খুঁজুন।
- আনুষ্ঠানিকতার মাত্রা পর্যালোচনা করুন।
- অনুমোদিত লেখা প্রুফরিড করুন।
প্রকৃত পাঠানোর সময়সীমা পরীক্ষা করুন
খসড়া কপি করার পর ইমেইল ক্লায়েন্টে প্রাপকের ঠিকানা, বিষয় ও সংযুক্ত ফাইল পরিদর্শন করুন। গোপন বিবরণ কেবল উদ্দিষ্ট ব্যক্তিদের কাছে যাচ্ছে নিশ্চিত করুন।
খসড়া কপি করলে ইমেইল যায় বা ফাইল সংযুক্ত হয় না। এসব কাজ নিজের ইমেইল অ্যাপ্লিকেশনেই থাকে।
- সব প্রাপক পরিদর্শন করুন।
- প্রকৃত সংযুক্ত ফাইল যাচাই করুন।
- পাঠানোর আগে একবার পড়ুন।
উদাহরণ
তৈরি খসড়ায় বলা হয়েছে: The revised file is attached.
পাঠানোর আগে নিজের ক্লায়েন্টে প্রকৃত সংশোধিত ফাইল সংযুক্ত করুন বা বাক্যটি সরান।
উদাহরণটি খসড়ার বক্তব্য ও ইমেইল অ্যাপ্লিকেশনে সম্পাদিত কাজের পার্থক্য দেখায়।
শেষ করার আগে
- তথ্য নথির সঙ্গে মেলে।
- অঙ্গীকার সচেতনভাবে করা।
- প্রাপক সঠিক।
- উল্লিখিত ফাইল প্রকৃতভাবে সংযুক্ত।
প্রশ্ন ও উত্তর
সংযুক্ত ফাইলের উল্লেখ কি ফাইলটি সংযুক্ত করে?
না। ইমেইল ক্লায়েন্টে প্রকৃত ফাইল যোগ ও যাচাই করুন।
কখন পাঠাবেন তা কে নির্ধারণ করে?
আপনি। এই সাইট লেখা তৈরি করে, ইমেইল পাঠায় না।