প্রকৃত ঘরগুলো পূরণ করুন
প্রাপক, বিষয় ও লক্ষ্য লিখুন, তারপর উপলব্ধ সুর বেছে নিন। কেবল জানা তথ্য, যেমন প্রকৃত অনুরোধ বা নিশ্চিত সময়সীমা, অন্তর্ভুক্ত করুন।
এই সহায়ক এই বিবরণ থেকে একটি বিষয় (subject) এবং বডি (body) প্রদান করে। এটি আপনার ব্যক্তিগত ক্যালেন্ডার সম্পর্কে জানে না বা অনুপস্থিত চুক্তিগুলোর জন্য নতুন চুক্তি তৈরি করে না।
- প্রাপক লিখুন।
- বিষয় ও লক্ষ্য বর্ণনা করুন.
- উপযুক্ত সুর বেছে নিন।
খসড়া পর্যালোচনা করুন
পরীক্ষা করুন যে বিষয়টি বার্তাটি বর্ণনা করে কি না এবং শরীরে একটি স্পষ্ট অনুরোধ আছে কি না। কাল্পনিক নাম, তারিখ বা অঙ্গীকার মুছে ফেলুন।
প্রাপকের মতো বাক্যাংশ পড়ুন। বিনয়ী বার্তাও পরবর্তী কাজ বোঝাবোহক করা উচিত।
- বিষয় পরীক্ষা করুন।
- অনুরোধ চিহ্নিত করুন।
- প্রতিটি তথ্য যাচাই করুন।
নিজের ইমেইল ক্লায়েন্টের মাধ্যমে পাঠান
অনুমোদিত খসড়া ইমেইল ক্লায়েন্টে কপি করুন। সেখানে প্রকৃত সংযুক্ত ফাইল যোগ করে পরিদর্শন করুন, তারপর নিজে পাঠানোর আগে ঠিকানা যাচাই করুন।
সাইট কেবল লেখা তৈরি করে। সংযুক্ত ফাইল বা সভার কথা উল্লেখকারী বাক্য কোনো ফাইল বা ক্যালেন্ডার ইভেন্ট তৈরি করে না।
- অনুমোদিত লেখা কপি করুন।
- ঠিকানা ও সংযুক্ত ফাইল পরীক্ষা করুন।
- নিজের ক্লায়েন্ট থেকে পাঠান।
উদাহরণ
Recipient: project team. Topic: draft review. Goal: ask whether Thursday works; no meeting is confirmed.খসড়ায় Thursday উপযোগী কি না জিজ্ঞাসা করা উচিত, সভা নির্ধারিত হয়েছে বলে দাবি না করে।
সময়সূচির পরিস্থিতি কাল্পনিক এবং অনিশ্চিত পরিকল্পনা রক্ষার উপায় দেখায়।
শেষ করার আগে
- প্রাপক সঠিক।
- অনুরোধ স্পষ্ট।
- কোনো বানানো চুক্তি নেই।
- প্রকৃত সংযুক্ত ফাইল পরীক্ষা করা হয়েছে।
প্রশ্ন ও উত্তর
সহায়ক কি বার্তা পাঠাবে?
না। এটি এমন খসড়া তৈরি করে যা আপনি পর্যালোচনা করে নিজে পাঠান।
এটি কি একটি ক্যালেন্ডার ইভেন্ট (calendar event) তৈরি করতে পারে?
না। আপনার প্রকৃত ক্যালেন্ডার টুলস ব্যবহার করে যেকোনো ইভেন্টের আয়োজন করুন।