Fyll ut de faktiske feltene
Oppgi mottaker, emne og mål, og velg tilgjengelig tone. Ta bare med opplysninger du kjenner, som en reell forespørsel eller bekreftet frist.
Assistenten returnerer emne og brødtekst ut fra disse opplysningene. Den kjenner ikke en privat kalender eller oppretter manglende avtaler.
- Oppgi mottakeren.
- Beskriv emnet og målet.
- Velg en egnet tone.
Gjennomgå utkastet
Kontroller om emnet beskriver meldingen, og om brødteksten inneholder én tydelig forespørsel. Fjern oppdiktede navn, datoer eller forpliktelser.
Les ordlyden som mottakeren ville gjort det. En høflig melding bør fortsatt gjøre neste handling forståelig.
- Kontroller emnet.
- Identifiser forespørselen.
- Bekreft alle faktiske opplysninger.
Send fra e-postklienten
Kopier det godkjente utkastet inn i e-postklienten. Legg til og undersøk eventuelle faktiske vedlegg der, og kontroller adressene før du selv sender.
Nettstedet genererer bare tekst. En setning som viser til et vedlegg eller møte oppretter ikke en fil eller kalenderhendelse.
- Kopier den godkjente teksten.
- Kontroller adresser og vedlegg.
- Send fra klienten.
Eksempel
Mottaker: prosjektteamet. Emne: gjennomgang av utkast. Mål: spørre om torsdag passer; ingenting møte er bekreftet.
Utkastet bør spørre om torsdag passer, uten å hevde at et møte allerede er planlagt.
Planleggingssituasjonen er fiktiv og viser hvordan en ubekreftet plan bevares.
Før du er ferdig
- Mottakeren er riktig.
- Forespørselen er tydelig.
- Ingen oppdiktet avtale.
- Faktiske vedlegg kontrollert.
Spørsmål og svar
Sender assistenten meldingen?
Nei. Den lager et utkast som du gjennomgår og sender selv.
Kan den opprette en kalenderhendelse?
Nei. Organiser eventuelle hendelser med de faktiske kalenderverktøyene dine.