Điền các trường thực tế
Nhập người nhận, chủ đề và mục tiêu, rồi chọn giọng điệu hiện có. Chỉ đưa vào thông tin bạn biết, chẳng hạn một yêu cầu thực hoặc thời hạn đã xác nhận.
Trợ lý trả về tiêu đề và nội dung từ các chi tiết đó. Nó không biết lịch riêng tư hoặc tạo các thỏa thuận còn thiếu thay bạn.
- Nhập người nhận.
- Mô tả chủ đề và mục tiêu.
- Chọn giọng điệu phù hợp.
Rà soát bản nháp
Kiểm tra xem tiêu đề có mô tả đúng thông điệp và phần nội dung có đưa ra một yêu cầu rõ ràng không. Loại bỏ tên, ngày hoặc cam kết bịa đặt.
Hãy đọc cách diễn đạt với tư cách người nhận. Một thông điệp lịch sự vẫn nên giúp người khác hiểu hành động tiếp theo.
- Kiểm tra tiêu đề.
- Xác định yêu cầu.
- Xác minh mọi chi tiết sự thật.
Gửi qua ứng dụng email của bạn
Sao chép bản nháp đã duyệt vào ứng dụng email. Thêm và kiểm tra mọi tệp đính kèm thực tế tại đó, rồi xác minh địa chỉ trước khi tự gửi.
Trang web chỉ tạo văn bản. Một câu đề cập tệp đính kèm hoặc cuộc họp không tạo tệp hay sự kiện lịch.
- Sao chép văn bản đã duyệt.
- Kiểm tra địa chỉ và tệp đính kèm.
- Gửi từ ứng dụng.
Ví dụ đã thực hiện
Người nhận: project team. Chủ đề: draft review. Mục tiêu: hỏi xem thứ Năm có phù hợp không; chưa xác nhận cuộc họp.
Bản nháp nên hỏi liệu thứ Năm có phù hợp hay không mà không tuyên bố cuộc họp đã được lên lịch.
Tình huống lên lịch là hư cấu và minh họa cách giữ một kế hoạch chưa xác nhận.
Trước khi hoàn thành
- Người nhận chính xác.
- Yêu cầu rõ ràng.
- Không thỏa thuận bịa đặt.
- Đã kiểm tra tệp đính kèm thực tế.
Câu hỏi và câu trả lời
Trợ lý có gửi thông điệp không?
Không. Nó tạo bản nháp để bạn tự rà soát và gửi.
Nó có thể tạo sự kiện lịch không?
Không. Hãy sắp xếp sự kiện qua các công cụ lịch thực tế của bạn.