Πώς να συντάξετε ένα σαφές επαγγελματικό email από μια σύντομη περίληψη

Συμπληρώστε τα πραγματικά πεδία

Εισαγάγετε τον παραλήπτη, το θέμα και τον σκοπό και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον διαθέσιμο τόνο. Συμπεριλάψτε μόνο πληροφορίες που γνωρίζετε, όπως ένα πραγματικό αίτημα ή επιβεβαιωμένη προθεσμία.

Ο βοηθός επιστρέφει θέμα και σώμα από αυτές τις λεπτομέρειες. Δεν γνωρίζει ιδιωτικό ημερολόγιο ούτε δημιουργεί ελλείπουσες συμφωνίες.

1. Εισαγάγετε τον παραλήπτη.
2. Περιγράψτε το θέμα και τον σκοπό.
3. Επιλέξτε κατάλληλο τόνο.

Ανασκοπήστε το προσχέδιο

Ελέγξτε αν το θέμα περιγράφει το μήνυμα και αν το σώμα περιέχει ένα σαφές αίτημα. Αφαιρέστε επινοημένα ονόματα, ημερομηνίες ή δεσμεύσεις.

Διαβάστε τη διατύπωση όπως ο παραλήπτης. Ένα ευγενικό μήνυμα πρέπει και πάλι να κάνει κατανοητή την επόμενη ενέργεια.

1. Ελέγξτε το θέμα.
2. Εντοπίστε το αίτημα.
3. Επαληθεύστε κάθε γεγονοτική λεπτομέρεια.

Αποστείλετε μέσω του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Αντιγράψτε το εγκεκριμένο προσχέδιο στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Προσθέστε και ελέγξτε εκεί τυχόν πραγματικά συνημμένα και στη συνέχεια επαληθεύστε τις διευθύνσεις πριν στείλετε μόνοι σας.

Ο ιστότοπος παράγει μόνο κείμενο. Μια πρόταση που αναφέρει συνημμένο ή συνάντηση δεν δημιουργεί αρχείο ή συμβάν ημερολογίου.

1. Αντιγράψτε το εγκεκριμένο κείμενο.
2. Ελέγξτε διευθύνσεις και συνημμένα.
3. Στείλτε από το πρόγραμμά σας.

Πριν ολοκληρώσετε

• Ο παραλήπτης είναι σωστός.
• Το αίτημα είναι σαφές.
• Καμία επινοημένη συμφωνία.
• Τα πραγματικά συνημμένα ελέγχθηκαν.