Vul de werkelijke velden in
Voer de ontvanger, het onderwerp en het doel in en kies vervolgens de beschikbare toon. Neem alleen informatie op die u kent, zoals een werkelijk verzoek of bevestigde deadline.
De assistent retourneert op basis hiervan een onderwerp en hoofdtekst. Hij kent geen privéagenda en maakt geen ontbrekende afspraken voor u.
- Voer de ontvanger in.
- Beschrijf het onderwerp en het doel.
- Kies een passende toon.
Beoordeel het concept
Controleer of het onderwerp het bericht beschrijft en de hoofdtekst één duidelijk verzoek bevat. Verwijder verzonnen namen, datums of toezeggingen.
Lees de formulering als de ontvanger. Een beleidig bericht moet de volgende handeling toch begrijpelijk maken.
- Controleer het onderwerp.
- Bepaal het verzoek.
- Controleer elk feitelijk detail.
Verstuur via uw e-mailclient
Kopieer het goedgekeurde concept naar uw e-mailclient. Voeg daar eventuele werkelijke bijlagen toe en controleer ze, en controleer vervolgens de adressen voordat u zelf verzendt.
De site genereert alleen tekst. Een zin die verwijst naar een bijlage of vergadering maakt geen bestand of agendapunt aan.
- Kopieer de goedgekeurde tekst.
- Controleer adressen en bijlagen.
- Verstuur vanuit uw client.
Uitgewerkt voorbeeld
Ontvanger: projectteam. Onderwerp: conceptbeoordeling. Doel: vragen of donderdag geschikt is; er is geen vergadering bevestigd.
Het concept moet vragen of donderdag geschikt is, zonder te beweren dat er al een vergadering is gepland.
Bepaal het probleem van de lezer.
Voordat u klaar bent
- Ontvanger is juist.
- Verzoek is duidelijk.
- Geen verzonnen afspraak.
- Werkelijke bijlagen gecontroleerd.
Veelgestelde vragen en antwoorden
Verstuurt de assistent het bericht?
Nee. Hij produceert een concept dat u beoordeelt en zelf verstuurt.
Kan die een agendapunt aanmaken?
Nee. Regel elk evenement via uw werkelijke agendatools.