वास्तविक क्षेत्र भरें
प्राप्तकर्ता, विषय और लक्ष्य दर्ज करें, फिर उपलब्ध स्वर चुनें। केवल जानी हुई जानकारी जोड़ें, जैसे वास्तविक अनुरोध या पुष्टिकृत समय-सीमा।
सहायक इन विवरणों से विषय और मुख्य पाठ लौटाता है। उसे आपका निजी कैलेंडर नहीं पता और न ही वह अनुपस्थित सहमतियाँ बनाता है।
- प्राप्तकर्ता दर्ज करें।
- विषय और लक्ष्य बताएँ।
- उपयुक्त स्वर चुनें।
मसौदे की समीक्षा करें
जाँचें कि विषय संदेश का वर्णन करता है और मुख्य पाठ एक स्पष्ट अनुरोध करता है। गढ़े गए नाम, तिथियाँ या प्रतिबद्धताएँ हटाएँ।
शब्दावली प्राप्तकर्ता की तरह पढ़ें। विनम्र संदेश भी अगला कार्य स्पष्ट करना चाहिए।
- विषय जाँचें।
- अनुरोध पहचानें।
- प्रत्येक तथ्यात्मक विवरण सत्यापित करें।
अपने ईमेल क्लाइंट से भेजें
स्वीकृत मसौदा अपने ईमेल क्लाइंट में कॉपी करें। वहाँ कोई वास्तविक अटैचमेंट जोड़कर जाँचें, फिर भेजने से पहले पते स्वयं सत्यापित करें।
साइट केवल पाठ तैयार करती है। किसी अटैचमेंट या बैठक का संदर्भ देने वाला वाक्य न फ़ाइल बनाता है और न कैलेंडर घटना।
- स्वीकृत पाठ कॉपी करें।
- पते और अटैचमेंट जाँचें।
- अपने क्लाइंट से भेजें।
उदाहरण
प्राप्तकर्ता: परियोजना टीम। विषय: मसौदे की समीक्षा। लक्ष्य: पूछना कि गुरुवार उपयुक्त है या नहीं; कोई बैठक पुष्ट नहीं है।
मसौदा पूछना चाहिए कि गुरुवार उपयुक्त है या नहीं, यह दावा किए बिना कि बैठक पहले से निर्धारित है।
यह काल्पनिक परिस्थिति दर्शाती है कि पुष्ट न होने वाली योजना कैसे बनाए रखी जाए।
पूर्ण करण्यापूर्वी तपासा
- प्राप्तकर्ता सही है।
- अनुरोध स्पष्ट है।
- कोई गढ़ी हुई सहमति नहीं।
- वास्तविक अटैचमेंट जाँचे गए।
प्रश्न आणि उत्तरे
क्या सहायक संदेश भेजेगा?
नहीं। यह मसौदा बनाता है जिसे आप समीक्षा करके स्वयं भेजते हैं।
क्या यह कैलेंडर घटना बना सकता है?
नहीं। किसी घटना को अपने वास्तविक कैलेंडर उपकरणों से व्यवस्थित करें।