Punan ang aktuwal na mga field
Ilagay ang tatanggap, paksa at layunin, pagkatapos ay pumili ng available na tono. Isama lamang ang impormasyong alam mo, tulad ng tunay na kahilingan o kumpirmadong takdang petsa.
Ibinabalik ng assistant ang subject at body mula sa mga detalyeng ito. Hindi nito alam ang pribadong kalendaryo o naggagawa ng nawawalang kasunduan para sa iyo.
- Ilagay ang tatanggap.
- Ilarawan ang paksa at layunin.
- Pumili ng angkop na tono.
Suriin ang draft
Suriin kung naglalarawan ng mensahe ang subject at may isang malinaw na kahilingan ang body. Alisin ang mga iminbentong pangalan, petsa o pangako.
Basahin ang pananalita gaya ng tatanggap. Kahit marangal, dapat pa ring malinaw na naaalam ng mensahe ang susunod na aksyon.
- Suriin ang subject.
- Tukoyin ang kahilingan.
- Beripikahin ang bawat factual na detalye.
Ipadala sa pamamagitan ng iyong email client
Kopyahin ang aprubadong draft sa iyong email client. Magdagdag at suriin doon ang totoong mga attachment, pagkatapos ay beripikahin ang mga address bago mo mismo ipadala.
Text lamang ang ginagawa ng site. Ang pangungusap na tumutukoy sa attachment o pulong ay lumilikha ng file o calendar event.
- Kopyahin ang aprubadong teksto.
- Suriin ang address at attachment.
- Ipadala mula sa iyong client.
Nakapagtrabaho na halimbawa
Tatanggap: project team. Paksa: draft review. Layunin: itanong kung angkop ang Huwebes; walang kumpirmadong pulong.
Dapat itanong ng draft kung angkop ang Huwebes, nang hindi ipinapahayag na may nakatakdang pulong na.
Pinakamakasag ang sitwasyon sa iskedyul at ipinapakita kung paano panatilihin ang hindi kumpirmadong plano.
Bago mo tapusin
- Tama ang tatanggap.
- Malinaw ang kahilingan.
- Walang iminbentong kasunduan.
- Sinuri ang totoong attachment.
Mga tanong at sagot
Ipapadala ba ng assistant ang mensahe?
Hindi. Gumagawa ito ng draft na iyong susuriin at ipapadala mo mismo.
Maaari bang lumikha ng calendar event?
Hindi. Ayusin ang anumang kaganapan sa pamamagitan ng iyong aktuwal na calendar tool.