Cung cấp bối cảnh thực
Nêu bạn đã hỏi gì và vào thời điểm nào trước đây, nhưng chỉ khi biết chắc các chi tiết đó. Đừng ngụ ý rằng một cuộc trò chuyện đã xảy ra khi thực tế không có.
Dùng các trường người nhận, chủ đề, mục tiêu và giọng điệu để mô tả email nhắc nhở. Nêu câu trả lời bạn cần thay vì yêu cầu mơ hồ về một email ấn tượng.
- Xác định yêu cầu ban đầu.
- Thêm bối cảnh đã xác nhận.
- Chọn giọng điệu lịch sự.
Giữ yêu cầu ở dạng thực tế
Một lời nhắc ngắn gọn có thể nêu lại câu hỏi và giải thích bước tiếp theo. Chỉ dùng thời hạn khi thực tế và liên quan.
Kiểm tra bản nháp xem có sự khẩn cấp, lời hứa hoặc giả định không có căn cứ về lý do người nhận chưa trả lời không. Hãy giữ thông điệp mang tính sự thật.
- Kiểm tra phần tham chiếu đến liên hệ trước đó.
- Loại bỏ sự khẩn cấp không có căn cứ.
- Giữ một câu hỏi rõ ràng.
Rà soát và gửi
So sánh bản nháp với chuỗi tin nhắn thực tế. Xác minh tên, ngày và mọi tệp đính kèm được đề cập trước khi sao chép vào ứng dụng email.
Email nhắc nhở nên để người nhận có thể trả lời trực tiếp. Trợ lý không gửi lời nhắc hay theo dõi phản hồi.
- Đọc chuỗi tin nhắn gốc.
- Xác minh các chi tiết của bản nháp.
- Gửi thông điệp đã rà soát.
Ví dụ đã thực hiện
Mục tiêu: hỏi liệu người nhận đã có thời gian rà soát bản nháp chưa; chưa thống nhất thời hạn phản hồi.
Một bản nháp phù hợp hỏi về việc rà soát mà không nói rằng một thời hạn đã hứa bị bỏ lỡ.
Bản tóm tắt minh họa giữ lời nhắc mang tính sự thật và tránh một thỏa thuận bịa đặt.
Trước khi hoàn thành
- Liên hệ trước đó là thật.
- Không thời hạn bịa đặt.
- Câu hỏi dễ trả lời.
- Đã kiểm tra chuỗi tin nhắn.
Câu hỏi và câu trả lời
Tôi có thể thêm thời hạn để nhấn mạnh không?
Chỉ dùng thời hạn khi phản ánh đúng tình huống và yêu cầu dự kiến của bạn.
Dịch vụ có tự động gửi lời nhắc sau không?
Không. Nó chỉ tạo văn bản bản nháp.