Anna todellinen konteksti

Ilmoita, mitä pyysit aiemmin ja milloin, mutta vain jos tiedät ne. Älä vihjaa käydyn keskustelun tapahtuneen, jos sitä ei ollut.

Kuvaa muistutus vastaanottaja-, aihe-, tavoite- ja sävykentissä. Sisällytä tarvitsemasi vastaus sen sijaan, että pyytäisit epämääräisesti vaikuttavaa sähköpostia.

  1. Tunnista alkuperäinen pyyntö.
  2. Lisää vahvistettu konteksti.
  3. Valitse kohtelias sävy.

Pidä pyyntö käytännöllisenä

Tiivis muistutus voi toistaa kysymyksen ja selittää seuraavan askeleen. Käytä määräaikaa vain, kun se on todellinen ja olennainen.

Tarkista luonnos keksityiltä kiireellisyyksiltä, lupauksilta ja oletuksilta siitä, miksi vastaanottaja ei ole vastannut. Pidä viesti faktuaalisena.

  1. Tarkista viittaus aiempaan yhteydenottoon.
  2. Poista perusteeton kiireellisyys.
  3. Pidä yksi selvä kysymys.

Tarkista ja lähetä

Vertaa luonnos todelliseen viestiketjuun. Varmenna nimet, päivämäärät ja mahdolliset viitatut liitteet ennen kopiointia sähköpostiohjelmaasi.

Muistutuksen on jätettävä vastaanottajalle mahdollisuus vastata suoraan. Apu ei lähetä muistutuksia eikä tarkkaile vastauksia.

  1. Lue alkuperäinen viestiketju.
  2. Varmenna luonnoksen tiedot.
  3. Lähetä tarkastettu viesti.

Esimerkki

Ennen
Tavoite: kysyä, onko vastaanottajalla ollut aikaa tarkastella luonnosta; vastausmääräaikaa ei ole sovittu.
Jälkeen
Sopiva luonnos kysyy tarkastuksesta sanomatta, että sovittu määräaika olisi mennyt umpeen.

Havainnollinen ohje pitää muistutuksen faktuaalisena ja välttää keksittyä sopimusta.

Ennen kuin lopetat

  • Aiempi yhteydenotto on todellinen.
  • Keitettyä määräaikaa ei ole.
  • Kysymykseen on helppo vastata.
  • Viestiketju tarkistettu.

Kysymykset ja vastaukset

Voinko lisätä määräajan korostukseksi?

Käytä määräaikaa vain, kun se kuvastaa todellista tilannetta ja tarkoittamaasi pyyntöä.

Lähettääkö palvelu myöhemmin automaattisesti muistutuksen?

Ei. Se tuottaa vain luonnostetun tekstin.

Avaa työkalu · Kirjeen apu