Dodajte skutečný kontext
Uveďte, co jste dříve požádali a kdy, ale pouze pokud tyto údaje znáte. Nezahlazujte, že se konversation odehrála, pokud se neodehrála.
Pomocí polí příjemce, tématu, cíle a tónu popište upomínku. Uveďte potřebnou odpověď místo vágního požadavku na působivý e-mail.
- Určete původní žádost.
- Přidejte potvrzený kontext.
- Vyberte zdvořilý tón.
Udržujte žádost praktickou
Stručná připomínka může znovu formulovat otázku a vysvětlit další krok. Termín použijte pouze tehdy, pokud je skutečný a relevantní.
Zkontrolujte koncept kvůli vymyšlené naléhavosti, slibům a předpokladům o důvodu neodpovědi příjemce. Ponechte zprávu faktickou.
- Zkontrolujte odkaz na předchozí kontakt.
- Odstraňte nepodloženou naléhavost.
- Ponechte jednu jasnou otázku.
Zkontrolujte a odešlete
Porovnejte koncept se skutečnou vláknem zprávy. Před vložením do e-mailového klienta ověřte jména, data a každou uvedenou přílohu.
Upomínka má umožnit příjemci přímo odpovědět. Asistent neodesílá připomínky ani nesleduje odpovědi.
- Přečtěte původní vlákno.
- Ověřete podrobnosti konceptu.
- Odešlete zkontrolovanou zprávu.
Ukázkový příklad
Cíl: zeptat se, zda měl příjemce čas zkontrolovat koncept; žádný termín odpovědi nebyl dohodnut.
Vhodný koncept se ptá na kontrolu, aniž by říkal, že slíbený termín byl překročen.
Ilustrační zadání ponechává upomínku faktickou a vyhýbá se vymyšlené dohodě.
Než dokončíte
- Předchozí kontakt je skutečný.
- Žádný vymyšlený termín.
- Otázka je snadno zodpověditelná.
- Vlákno zprávy je zkontrolováno.
Otázky a odpovědi
Mohu pro důraz přidat termín?
Termín použijte pouze tehdy, když odráží skutečnou situaci a zamýšlenou žádost.
Odešle služba pozdější upomínku automaticky?
Ne. Vytváří pouze koncept zprávy.