Ověřte skutečnostní údaje
Porovnejte jména, data, ceny a sliby se svými záznamy. Odstraňte každý údaj, který nebyl dodán nebo jej nelze potvrdit.
Zkontrolujte, zda se otázka změnila v závazek. Asistent e-mailu vytváří předmět a text z polí, nikoli z ověřených obchodních záznamů.
- Porovnejte jména a data.
- Zkontrolujte množství a sliby.
- Obnovte zamýšlenou žádost.
Zkontrolujte tón a jasnost
Přečtěte koncept z pohledu příjemce. Určete požadovaný děj a zda tón odpovídá vztahu.
Pokud konečné znění vyžaduje korekturu, použijte kontrolor gramatiky. Mechanické opravy stále vyžadují krátkou kontrolu významu.
- Určete požadovaný děj.
- Zkontrolujte míru formálnosti.
- Zkontrolujte schválený text.
Zkontrolujte skutečné okno odeslání
Po vložení konceptu v e-mailovém klientovi prozkoumejte adresy příjemců, předmět a přílohy. Potvrďte, že důvěrné údaje jsou určeny pouze zamýšleným lidem.
Zkopírováním konceptu se neodešle pošta ani nepřipojí soubor. Tyto akce zůstávají ve vaší e-mailové aplikaci.
- Prozkoumejte všechny příjemce.
- Ověřte skutečné přílohy.
- Před odesláním si text jednou přečtěte.
Ukázkový příklad
Vygenerovaný koncept říká: Revidovaný soubor je přiložen.
Před odesláním přiložte skutečný revidovaný soubor v klientovi, nebo tuto větu odstraňte.
Příklad odlišuje tvrzení v konceptu od akce provedené v e-mailové aplikaci.
Než dokončíte
- Fakta odpovídají záznamům.
- Sliby jsou záměrné.
- Příjemci jsou správní.
- Uvedené soubory jsou skutečně přiloženy.
Otázky a odpovědi
Znamená zmínka o příloze její připojení?
Ne. Přidejte a ověřte skutečný soubor v e-mailovém klientovi.
Kdo rozhodne, kdy odeslat?
Vy. Web vytváří text a neodesílá e-mail.