Verifiera faktiska uppgifter
Jämför namn, datum, priser och löften med dina register. Ta bort alla uppgifter som inte har lämnats in eller inte kan bekräftas.
Kontrollera om en fråga har blivit ett åtagande. Mejlassistenten genererar ett ämne och en brödtext utifrån dina fält, inte verifierade affärsregister.
- Jämför namn och datum.
- Kontrollera mängder och löften.
- Återställ den avsedda begäran.
Granska ton och tydlighet
Läs utkastet ur mottagarens perspektiv. Identifiera den åtgärd du vill att mottagaren ska vidta och om tonen passar relationen.
Använd grammatikgranskaren om slutformuleringen behöver korrekturläsas. Mekaniska rättningar kräver fortfarande en snabb kontroll av betydelsen.
- Hitta den begärda åtgärden.
- Granska formalitetsnivån.
- Korrekturläs den godkända texten.
Kontrollera det faktiska sändningsfönstret
Efter att ha kopierat utkastet granskar du mottagaradresser, ämne och bilagor i din mejlklient. Bekräfta att konfidentiella uppgifter endast går till de avsedda personerna.
Att kopiera ett utkast skickar inte mejl och bifogar inte en fil. Dessa åtgärder ligger kvar i din egen mejlapp.
- Granska alla mottagare.
- Verifiera verkliga bilagor.
- Läs en gång före sending.
Arbetsexempel
Det genererade utkastet säger: The revised file is attached.
För sending bifogar du den faktiska reviderade filen i din klient eller tar bort den meningen.
Exemplet skiljer ett påstående i ett utkast från en åtgärd som utförts i mejlappen.
Innan du avslutar
- Fakta stämmer med registren.
- Löften är avsiktliga.
- Mottagarna är korrekta.
- Hänvisade filer är faktiskt bifogade.
Frågor och svar
Bifogar en bilaga genom att nämna den?
Nej. Lägg till och verifiera den verkliga filen i din mejlklient.
Vem bestämmer när det ska skickas?
Du. Den här webbplatsen genererar text och skickar inte mejl.