Vérifiez les détails factuels
Comparez les noms, dates, prix et promesses à vos registres. Supprimez tout détail non fourni ou impossible à confirmer.
Vérifiez si une question est devenue un engagement. L’assistant d’e-mail génère un objet et un corps à partir de vos champs, et non à partir de registres professionnels vérifiés.
- Comparez les noms et les dates.
- Vérifiez les quantités et les promesses.
- Restaurez la demande voulue.
Examinez le ton et la clarté
Lisez le brouillon du point de vue du destinataire. Identifiez l’action souhaitée et vérifiez si le ton convient à la relation.
Utilisez le correcteur grammatical si la formulation finale doit être relue. Les corrections mécaniques nécessitent toujours une vérification rapide du sens.
- Repérez l’action demandée.
- Examinez le niveau de formalité.
- Relisez le texte approuvé.
Vérifiez la fenêtre d’envoi réelle
Après avoir copié le brouillon, examinez les adresses des destinataires, l’objet et les pièces jointes dans votre client de messagerie. Confirmez que les informations confidentielles ne sont destinées qu’aux personnes visées.
Copier un brouillon n’envoie pas de courrier et ne joint pas de fichier. Ces actions restent dans votre propre application de messagerie.
- Examinez tous les destinataires.
- Vérifiez les pièces jointes réelles.
- Lisez une fois avant l’envoi.
Exemple détaillé
Le brouillon généré indique : The revised file is attached.
Avant l’envoi, joignez le fichier révisé réel dans votre client ou supprimez cette phrase.
L’exemple distingue une affirmation d’un brouillon d’une action effectuée dans l’application de messagerie.
Avant de terminer
- Les faits correspondent aux registres.
- Les promesses sont intentionnelles.
- Les destinataires sont corrects.
- Les fichiers mentionnés sont réellement joints.
Questions et réponses
Mentionner une pièce jointe la joint-elle ?
Non. Ajoutez et vérifiez le fichier réel dans votre client de messagerie.
Qui décide du moment de l’envoi ?
Vous. Ce site génère du texte et n’envoie pas d’e-mail.