तथ्यात्मक विवरण सत्यापित करें
नाम, तारीख़ें, कीमतें और वादों की अपने रिकॉर्ड से तुलना करें। कोई ऐसा विवरण हटाएँ जो दिया या सत्यापित नहीं किया गया।
जाँचें कि प्रश्न प्रतिबद्धता न बन गया हो। ईमेल सहायक आपके फॉर्म से विषय और मुख्य भाग बनाती है, सत्यापित व्यावसायिक रिकॉर्ड नहीं।
- नाम और तारीख़ें मिलाएँ।
- मात्राएँ और वादे जाँचें।
- अभिप्रेत अनुरोध बहाल करें।
लहजे और स्पष्टता की समीक्षा करें
मसौदा प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण से पढ़ें। अभिप्रेत कार्य पहचानें और जाँचें कि लहजा संबंध के अनुकूल है।
अंतिम शब्द-चयन की प्रूफ़रीडिंग आवश्यक हो तो व्याकरण जाँचक का उपयोग करें। यांत्रिक सुधारों की अर्थ जाँच भी आवश्यक है।
- माँगा गया कार्य ढूँढें।
- औपचारिकता का स्तर समीक्षा करें।
- स्वीकृत टेक्स्ट की प्रूफ़रीडिंग करें.
वास्तविक भेजने की अवधि जाँचें
मसौदा कॉपी करने के बाद ईमेल क्लाइंट में प्राप्तकर्ता पते, विषय और अटैचमेंट जाँचें। पुष्टि करें कि गोपनीय विवरण केवल इच्छित व्यक्तियों को जाएँ।
मसौदा कॉपी करने से ईमेल नहीं जाता और फ़ाइल संलग्न नहीं होती। ये कार्य आपके ईमेल अनुप्रयोग में रहते हैं।
- सभी प्राप्तकर्ता जाँचें।
- वास्तविक अटैचमेंट सत्यापित करें।
- भेजने से पहले एक बार पढ़ें।
कार्य उदाहरण
निर्मित मसौदा कहता है: संशोधित फ़ाइल संलग्न है।
भेजने से पहले क्लाइंट में वास्तविक संशोधित फ़ाइल संलग्न करें या वह वाक्य हटाएँ।
उदाहरण मसौदे के कथन और ईमेल अनुप्रयोग में किए गए कार्य में अंतर करता है।
समाप्त करने से पहले
- तथ्य रिकॉर्ड से मेल खाते हैं।
- वादे जानबूझकर हैं।
- प्राप्तकर्ता सही हैं।
- संदर्भित फ़ाइलें वास्तव में संलग्न हैं।
प्रश्न और उत्तर
क्या अटैचमेंट का उल्लेख करने से वह संलग्न हो जाता है?
नहीं। ईमेल क्लाइंट में वास्तविक फ़ाइल जोड़कर सत्यापित करें।
भेजने का निर्णय कौन करता है?
आप। यह साइट टेक्स्ट बनाती है और ईमेल नहीं भेजती।