वास्तविक संदर्भ दें
बताएँ कि पहले क्या और कब पूछा था, लेकिन केवल ज्ञात हो तो। ऐसा संकेत न दें कि ऐसी बातचीत हुई जो नहीं हुई।
अनुवर्ती संदेश बताने के लिए प्राप्तकर्ता, विषय, लक्ष्य और लहजा फॉर्म का उपयोग करें। प्रभावशाली ईमेल की अस्पष्ट माँग के बजाय आवश्यक उत्तर शामिल करें।
- मूल अनुरोध पहचानें।
- पुष्टि किया संदर्भ जोड़ें।
- विनम्र लहजा चुनें।
अनुरोध व्यावहारिक रखें
संक्षिप्त अनुस्मारक प्रश्न दोहरा सकता है और अगला कदम बता सकता है। समय-सीमा केवल वास्तविक और प्रासंगिक हो तो उपयोग करें।
काल्पनिक तत्कालता, वादे या प्रतिक्रिया न करने के कारणों के अनुमान देखें। संदेश तथ्यात्मक रखें।
- पूर्व संपर्क के संदर्भ की जाँच करें।
- असमर्थित तत्कालता हटाएँ।
- एक स्पष्ट प्रश्न रखें.
समीक्षा करें और भेजें
मसौदे की वास्तविक संदेश-धारा से तुलना करें। ईमेल क्लाइंट में कॉपी करने से पहले नाम, तारीख़ें और संदर्भित अटैचमेंट सत्यापित करें।
अनुवर्ती संदेश में प्राप्तकर्ता को सीधे उत्तर देने का अवसर रहना चाहिए। सहायक अनुस्मारक नहीं भेजता और प्रतिक्रियाओं की निगरानी नहीं करता।
- मूल धारा पढ़ें।
- मसौदा विवरण सत्यापित करें।
- समीक्षा किया संदेश भेजें।
कार्य उदाहरण
लक्ष्य: पूछना कि प्राप्तकर्ता को मसौदे की समीक्षा के लिए समय मिला या नहीं; कोई प्रतिक्रिया समय-सीमा तय नहीं हुई।
उपयुक्त मसौदा समीक्षा के बारे में पूछता है, लेकिन यह नहीं कहता कि वादा की गई समय-सीमा चूक गई।
उदाहरणात्मक सूचना अनुस्मारक को तथ्यात्मक बनाए रखती है और काल्पनिक समझौते से बचाती है।
समाप्त करने से पहले
- पूर्व संपर्क वास्तविक है।
- कोई काल्पनिक समय-सीमा नहीं।
- प्रश्न का उत्तर देना सरल है।
- संदेश-धारा जाँची गई।
प्रश्न और उत्तर
क्या मैं जोर देने के लिए समय-सीमा जोड़ सकता हूँ?
समय-सीमा केवल तब उपयोग करें जब वह वास्तविक परिस्थिति और अभिप्रेत अनुरोध को दर्शाए।
क्या सेवा बाद में अनुस्मारक स्वतः भेजेगी?
नहीं। यह केवल मसौदा टेक्स्ट बनाती है।