ספקו את ההקשר האמיתי
ציינו מה ביקשתם בעבר ומתי, אך רק אם הפרטים ידועים. אל תרמזו שהתקיימה שיחה אם לא התקיימה.
השתמשו בשדות הנמען, הנושא, המטרה והטון כדי לתאר את ההמשך. כללו את התשובה הדרושה במקום בקשה מעורפלת לדוא״ל מרשים.
- זהו את הבקשה המקורית.
- הוסיפו הקשר מאושר.
- בחרו טון מנומס.
שמרו על הבקשה מעשית
תזכורת קצרה יכולה לנסח מחדש את השאלה ולהסביר את השלב הבא. השתמשו במועד רק כשהוא אמיתי ורלוונטי.
בדקו את הטיוטה לאיתור דחיפות, הבטחות או הנחות מומצאות לגבי הסיבה שהנמען לא ענה. שמרו על ההודעה העובדתית.
- בדקו את ההפניה ליצירת קשר קודם.
- הסירו דחיפות לא נתמכת.
- שמרו שאלה ברורה אחת.
בקרו ושלחו
השוו את הטיוטה לשרשור ההודעה בפועל. אמתו שמות, תאריכים וכל קובץ מוזכר לפני ההעתקה ללקוח הדוא״ל.
המשך צריך לאפשר לנמען לענות ישירות. העוזר אינו שולח תזכורות ואינו עוקב אחר תגובות.
- קראו את השרשור המקורי.
- אמתו את פרטי הטיוטה.
- שלחו את ההודעה שנבדקה.
דוגמה מפורטת
לפני
מטרה: לשאול אם לנמען היה די זמן לבקר את הטיוטה; לא הוסכם מועד לתגובה.
אחרי
טיוטה מתאימה שואלת על הביקורת בלי לומר שפספסנו מועד שהובטח.
ההנחיה להמחשה שומרת על תזכורת עובדתית ונמנעת מהמצאת הסכמה.
לפני שאתה מסתיים
- יצירת הקשר קודם אמיתית.
- אין מועד מומצא.
- השאלה קלה לענייה.
- שרשור ההודעות נבדק.
שאלות ותשובות
האם אפשר להוסיף מועד להדגשת דחיפות?
השתמשו במועד רק כשהוא משקף את המצב בפועל ואת בקשתכם המיועדת.
האם השירות ישלח תזכורת מאוחרת באופן אוטומטי?
לא. הוא מייצר טקסט טיוטה בלבד.