زمینه واقعی را ارائه کنید
آنچه را پیشتر خواستهاید و چه زمانی بیان کنید، اما فقط اگر جزئیات را میدانید. وانمود نکنید گفتوگویی رخ داده که رخ نداده است.
برای توصیف پیگیری از کادرهای گیرنده، موضوع، هدف و لحن استفاده کنید. پاسخی را که نیاز دارید بیفزایید، نه درخواست مبهم برای ایمیلی چشمگیر.
- درخواست اصلی را مشخص کنید.
- زمینه تأییدشده را بیفزایید.
- لحن مؤدبانه را انتخاب کنید.
درخواست را عملی نگه دارید
یادآوری کوتاه میتواند پرسش را تکرار و گام بعدی را توضیح دهد. تنها زمانی مهلت به کار ببرید که واقعی و مرتبط باشد.
پیشنویس را از نظر فوریت ساختگی، وعدهها یا فرضهایی درباره دلیل پاسخندادن گیرنده بررسی کنید. پیام را واقعی نگه دارید.
- ارجاع به تماس قبلی را بررسی کنید.
- فوریت بیپشتوانه را حذف کنید.
- یک پرسش روشن نگه دارید.
بازبینی و ارسال
پیشنویس را با رشته واقعی پیام مقایسه کنید. پیش از کپی در کلاینت ایمیل، نامها، تاریخها و هر پیوست ارجاعشده را راستیآزمایی کنید.
یادداشت پیگیری باید امکان پاسخ مستقیم را به گیرنده بدهد. دستیار یادآوری نمیفرستد و پاسخها را پایش نمیکند.
- رشته اصلی را بخوانید.
- جزئیات پیشنویس را راستیآزمایی کنید.
- پیام بازبینیشده را بفرستید.
مثال عملی
هدف: پرسیدن اینکه آیا گیرنده فرصت بازبینی پیشنویس را داشته است؛ هیچ مهلت پاسخی توافق نشده بود.
پیشنویس مناسب درباره بازبینی میپرسد بدون اینکه بگوید مهلت وعدهدادهشده از دست رفته است.
بریف نمونهوار یادآوری را واقعی نگه میدارد و از توافق ساختگی پرهیز میکند.
پیش از پایان
- تماس قبلی واقعی است.
- مهلت ساختگی وجود ندارد.
- پاسخ دادن آسان است.
- رشته پیام بررسی شده است.
سوالات و پاسخها
آیا میتوانم برای تأکید مهلت بیفزایم؟
مهلت را تنها زمانی به کار ببرید که وضعیت واقعی و درخواست موردنظر شما را بازتاب دهد.
آیا سرویس بعداً یادآوری را خودکار میفرستد؟
خیر. فقط متن پیشنویس تولید میکند.