প্রকৃত প্রসঙ্গ দিন
আগে কী ও কখন জিজ্ঞাসা করেছিলেন তা লিখুন, তবে কেবল বিবরণ জানা থাকলে। কথোপকথন না হলেও হয়েছে বলে বোঝাবেন না।
অনুস্মারকটি বর্ণনা করতে প্রাপক, বিষয়, লক্ষ্য এবং স্বরের ফিল্ড ব্যবহার করুন। চমকপ্রদ ইমেইলের জন্য অস্পষ্ট অনুরোধের পরিবর্তে আপনার প্রয়োজনীয় উত্তর অন্তর্ভুক্ত করুন।
- মূল অনুরোধ চিহ্নিত করুন।
- নিশ্চিত প্রসঙ্গ যোগ করুন।
- বিনয়ী সুর বেছে নিন।
অনুরোধ বাস্তবসম্মত রাখুন
সংক্ষিপ্ত অনুস্মারক প্রশ্ন পুনরায় বলে পরবর্তী ধাপ ব্যাখ্যা করতে পারে। বাস্তব ও প্রাসঙ্গিক হলে কেবল তখন সময়সীমা ব্যবহার করুন।
খসড়ায় বানানো জরুরিতা, অঙ্গীকার বা প্রাপক কেন উত্তর দেননি সম্পর্কে অনুমান পরীক্ষা করুন। বার্তা তথ্যভিত্তিক রাখুন।
- পূর্ব যোগাযোগের উল্লেখ পরীক্ষা করুন।
- অসমর্থিত জরুরিতা সরান।
- একটি স্পষ্ট প্রশ্ন রাখুন।
পর্যালোচনা করে পাঠান
খসড়াটি প্রকৃত বার্তা থ্রেডের সাথে তুলনা করুন। আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টে এটি কপি করার আগে নাম, তারিখ এবং উল্লিখিত কোনো সংযুক্ত ফাইল যাচাই করুন।
একটি অনুস্মারকে প্রাপকের সরাসরি উত্তর দেওয়ার ক্ষমতা থাকা উচিত। সহায়ক অনুস্মারক পাঠায় না বা উত্তর পর্যবেক্ষণ করে না।
- মূল থ্রেডটি পড়ুন।
- খসড়ার বিবরণ যাচাই করুন.
- পর্যালোচিত বার্তা পাঠান।
উদাহরণ
Goal: ask whether the recipient has had time to review the draft; no response deadline was agreed.উপযুক্ত খসড়া অঙ্গীকারিত সময়সীমা বাদ পড়েছে বলা ছাড়াই পর্যালোচনা সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করে।
উদাহরণস্বরূপ সংক্ষিপ্ত বিবরণটি অনুস্মারকটিকে তথ্যভিত্তিক রাখে এবং কাল্পনিক চুক্তি এড়ায়।
শেষ করার আগে
- পূর্ব যোগাযোগ প্রকৃত।
- কোনো বানানো সময়সীমা নেই।
- প্রশ্নের উত্তর সহজ।
- বার্তা থ্রেড যাচাই করা হয়েছে।
প্রশ্ন ও উত্তর
জোর দিতে কি সময়সীমা যোগ করতে পারি?
সময়সীমা কেবল তখনই ব্যবহার করুন যখন এটি প্রকৃত পরিস্থিতি ও আপনার অনুরোধ প্রতিফলিত করে।
পরিষেবাটি কি পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুস্মারক পাঠাবে?
না। এটি কেবল খসড়া লেখা তৈরি করে।