Bắt đầu với yêu cầu thực tế
Đọc kỹ quy tắc của nơi nhận. Xác định giới hạn tính bằng từ, ký tự có khoảng trắng hay phép đo khác được nêu.
Dán bản nháp vào bộ đếm từ và ghi lại tổng số liên quan. Giữ một bản sao để có thể khôi phục chi tiết đã bị loại bỏ khi biên tập.
- Đọc giới hạn đã nêu.
- Đo bản nháp.
- Lưu phiên bản gốc.
Cắt bỏ cách diễn đạt ít giá trị trước
Loại bỏ tuyên bố lặp lại, phần mở đầu phóng đại và chi tiết người đọc không cần. Giữ hành động, bối cảnh bắt buộc và mọi điều kiện ảnh hưởng đến ý nghĩa.
Phiên bản ngắn hơn vẫn nên trả lời câu hỏi chính của người đọc. Nếu hữu ích, hãy dùng trình chỉnh sửa văn phong để làm cách diễn đạt rõ hơn, rồi xác minh sự thật.
- Loại bỏ sự lặp lại.
- Rút ngắn các cụm gián tiếp.
- Giữ điều kiện giới hạn thiết yếu.
Đếm lại bản gửi cuối cùng
Kiểm tra lại tổng số sau mỗi thay đổi đáng kể. Tiêu đề, khoảng trắng và ghi chú có thể được tính khác nhau tùy nơi nhận.
Dán cách diễn đạt cuối cùng vào biểu mẫu thực tế và kiểm tra bộ đếm của biểu mẫu. Hệ thống đó quyết định liệu giới hạn đã nêu có được đáp ứng hay không.
- Đo văn bản đã sửa.
- Dán phiên bản cuối cùng.
- Kiểm tra bộ đếm của nơi nhận.
Ví dụ đã thực hiện
Vào thời điểm hiện tại, chúng tôi dự định bắt đầu rà soát bản nháp vào ngày mai.
Chúng tôi dự định rà soát bản nháp vào ngày mai.
Ví dụ ngắn hơn giữ hành động theo kế hoạch và ngày mai trong khi loại bỏ phần mở đầu phóng đại.
Trước khi hoàn thành
- Đã xác nhận định nghĩa giới hạn.
- Giữ hành động chính.
- Không loại bỏ điều kiện.
- Phiên bản gửi là phiên bản được đo.
Câu hỏi và câu trả lời
Tôi có nên xóa số để tiết kiệm dung lượng không?
Hãy giữ mọi con số thiết yếu cho ý nghĩa. Trước tiên, hãy loại bỏ sự lặp lại hoặc cách diễn đạt không cần thiết.
Nếu các công cụ không thống nhất, phép đo nào quan trọng?
Khi gửi, hãy tuân theo quy tắc và bộ đếm cuối cùng của nơi nhận.