Börja med det faktiska kravet
Läs mottagarens regel noggrant. Fastställ om gränsen anges i ord, tecken med mellanslag eller någon annan angiven mätning.
Klistra in utkastet i räknaren och anteckna det relevanta antalet. Behåll en kopia så att du kan återställa en detalj som tagits bort under redigeringen.
- Läs den angivna gränsen.
- Mät utkastet.
- Spara originalversionen.
Ta först bort formuleringar med lågt värde
Ta bort upprepade påståenden, överdrivna inledningar och detaljer läsaren inte behöver. Bevara åtgärdandet, nödvändig kontext och alla förbehåll som påverkar betydelsen.
En kortare version ska fortfarande besvara läsarens huvudfråga. Använd vid behov stilredigeraren för tydligare formulering och verifiera sedan dess fakta.
- Ta bort upprepning.
- Förkorta indirekta fraser.
- Behåll väsentliga kvalificeringar.
Räkna om den slutliga inlämningen
Kontrollera antalet igen efter varje betydande ändring. Titlar, mellanslag och anteckningar kan räknas olika beroende på mottagaren.
Klistra in den slutliga formuleringen i det faktiska formuläret och kontrollera dess egen räknare. Det systemet avgör om den angivna gränsen har uppfyllts.
- Mät den reviderade texten.
- Klistra in slutversionen.
- Kontrollera mottagarens räknare.
Arbetsexempel
Vid denna tidpunkt planerar vi att inleda en granskning av utkastet i morgon.
Vi planerar att granska utkastet i morgon.
Det kortare exemplet bevarar den planerade åtgärden och tomorrow i morgon medan den överdrivna inledningen tas bort.
Innan du avslutar
- Gränsens definition är bekräftad.
- Huvudåtgärden bevarad.
- Förbehåll har inte tagits bort.
- Den inskickade versionen är den mätta versionen.
Frågor och svar
Borde jag ta bort tal för att spara utrymme?
Behåll alla tal som är väsentliga för betydelsen. Ta först bort upprepning eller onödig formulering.
Vilket antal spelar roll om verktygen skiljer sig åt?
För inlämning följer du mottagarens angivna regler och slutliga räknare.