লেখা নোট প্রস্তুত করুন
এমন অংশ ব্যবহার করুন যা সিদ্ধান্ত ও প্রস্তাবিত কাজ স্পষ্টভাবে ধরে। কী ঠিক হয়েছে এবং কী এখনো পর্যালোচনা বা অনুমোদনের ওপর নির্ভর করে তা আলাদা করুন।
নোটগুলো সামারাইজারে পেস্ট করুন। এটি প্রদত্ত লেখার সাথে কাজ করে; এটি কোনো সভার রেকর্ড বা ট্রান্সক্রিপশন বৈশিষ্ট্য নয়।
- লেখা নোট সংগ্রহ করুন।
- সিদ্ধান্ত ও প্রস্তাব চিহ্নিত করুন।
- সারসংক্ষেপ চান।
দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও সময়সীমা পরীক্ষা করুন
পরবর্তী ধাপের জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও সময়সীমা অপরিহার্য হলে সংক্ষিপ্ত বক্তব্য তা রক্ষা করা উচিত। ফলাফল স্বাভাবিক শোনালেও এই বিবরণ পরীক্ষা করুন।
কাজ ঘটবে কি না তা প্রভাবিত করে এমন প্রতিটি শর্ত রাখুন। সাময়িক পরিকল্পনা শর্তহীন অঙ্গীকারে পরিবর্তন হওয়া উচিত নয়।
- কাজের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি পরীক্ষা করুন।
- জরুরি তারিখ যাচাই করুন।
- প্রয়োজনীয় শর্ত রক্ষা করুন।
উপযোগী সারসংক্ষেপ ভাগ করুন
ফলাফলটি প্রাপকের দৃষ্টিকোণ থেকে পড়ুন। বাদ পড়া তথ্য অনুমান না করে তারা কী করবেন বুঝতে পারবেন?
যথাযথ হলে নিজের বার্তায় সম্পূর্ণ নোটের লিঙ্ক বা রেফারেন্স রাখুন। সামারাইজার প্রকল্পে কী ঘটেছে তা স্বাধীনভাবে যাচাই করে না।
- পরবর্তী ধাপ পরীক্ষা করুন।
- মূল নোটের সঙ্গে তুলনা করুন।
- কেবল যাচাইকৃত সংস্করণ ভাগ করুন।
উদাহরণ
চূড়ান্ত খসড়া Thursday-এর মধ্যে এলে Maya Friday-তে উদাহরণগুলো পর্যালোচনা করবেন। দল সম্ভাব্য ভবিষ্যৎ বিষয়ও আলোচনা করেছিল।
চূড়ান্ত খসড়া Thursday-এর মধ্যে এলে Maya Friday-তে উদাহরণগুলো পর্যালোচনা করার পরিকল্পনা করেছেন।
কাল্পনিক উদাহরণটি সময় ও নির্ভরতা রেখে দ্বিতীয় আলোচনা বাদ দেয়।
শেষ করার আগে
- দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি সঠিক।
- সময়সীমা সঠিক।
- নির্ভরতা রক্ষিত।
- সারসংক্ষেপ প্রকৃত নোটের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ।
প্রশ্ন ও উত্তর
সারসংক্ষেপের জন্য সভার রেকর্ড আপলোড করা যায়?
এই টেক্সট টুলটি লেখা অংশের সারসংক্ষেপ দেয়। এটি রেকর্ডিং-এর ট্রান্সক্রিপশন প্রদান করে না।
সারসংক্ষেপ কি সাময়িক পরিকল্পনাকে দৃঢ় করতে পারে?
না। উৎসের মতো একই নিশ্চিততার মাত্রা রাখুন।