Préparez des notes rédigées
Utilisez un passage qui consigne clairement les décisions et les actions proposées. Distinguez ce qui a été convenu de ce qui dépend encore d’un examen ou d’une approbation.
Collez les notes dans le résumeur. Il travaille avec le texte fourni ; ce n’est pas une fonction d’enregistrement de réunion ou de transcription.
- Rassemblez les notes rédigées.
- Identifiez les décisions et les propositions.
- Demandez un résumé.
Vérifiez le responsable et l’échéance
Une brève déclaration doit préserver la personne responsable et l’échéance lorsqu’elles sont essentielles à la prochaine étape. Vérifiez ces détails même si la sortie se lit naturellement.
Conservez toute condition déterminant si l’action aura lieu. Un plan provisoire ne doit pas devenir une promesse inconditionnelle.
- Vérifiez le responsable de l’action.
- Confirmez la date d’échéance.
- Préservez les conditions nécessaires.
Partagez un résumé utile
Lisez le résultat du point de vue du destinataire. Peut-il comprendre ce qu’il faut faire ensuite sans deviner les informations omises ?
Conservez, dans votre propre message, un lien ou une référence vers les notes complètes lorsque cela convient. Le résumeur ne vérifie pas indépendamment ce qui s’est produit dans le projet.
- Vérifiez la prochaine étape.
- Comparez aux notes originales.
- Ne partagez que la version vérifiée.
Exemple détaillé
Maya examinera les exemples vendredi si le brouillon final arrive d’ici jeudi. L’équipe a également discuté de possibles thèmes futurs.
Maya prévoit d’examiner les exemples vendredi si le brouillon final arrive d’ici jeudi.
L’exemple fictif conserve le moment et la dépendance tout en omettant une discussion secondaire.
Avant de terminer
- Le responsable est correct.
- L’échéance est correcte.
- La dépendance est conservée.
- Le résumé reflète les notes réelles.
Questions et réponses
Puis-je téléverser un enregistrement de réunion pour le résumer ?
Cet outil textuel résume les passages écrits. Il ne fournit pas de transcription d’enregistrement.
Un résumé peut-il renforcer un plan provisoire ?
Non. Conservez le même degré de certitude que la source.