Valmistele kirjoitetut muistiinpanot
Käytä kohtaa, joka dokumentoi päätökset ja ehdotetut toimet selvästi. Erota sovitut asiat niistä, jotka vielä riippuvat tarkastuksesta tai hyväksynnästä.
Liitä muistiinpanot tiivistelmään. Se toimii annetun tekstin kanssa eikä ole kokousäänitteen tai litteroinnin ominaisuus.
- Kerää kirjoitetut muistiinpanot.
- Tunnista päätökset ja ehdotukset.
- Pyydä yhteenvetoa.
Tarkista vastuuhenkilö ja määräaika
Lyhyen ilmoituksen on säilytettävä vastuuhenkilö ja määräaika, kun ne ovat olennaisia seuraavalle askeleelle. Tarkista nämä tiedot, vaikka tulos kuulostaisi luonnolliselta.
Säilytä ehto, joka vaikuttaa toimen toteutumiseen. Epävarma suunnitelma ei saa muuttua ehtottomaksi lupaukseksi.
- Tarkista toimen vastuuhenkilö.
- Varmista eräpäivä.
- Säilytä tarvittavat ehdot.
Jaa hyödyllinen yhteenveto
Lue tulos vastaanottajan näkökulmasta. Ymmärtääkö hän, mitä tehdä seuraavaksi joutumatta arvaamaan pois jätettyjä tietoja?
Säilytä omaan viestiisi linkki tai viittaus koko muistiinpanoihin tarvittaessa. Tiivistelmä ei itsenäisesti varmenna, mitä projektissa tapahtui.
- Tarkista seuraava askel.
- Vertaa alkuperäisiin muistiinpanoihin.
- Jaa vain varmennettu versio.
Esimerkki
Maya tarkastelee esimerkkejä perjantaina, jos lopullinen luonnos saapuu torstaaksi mennessä. Tiimi keskusteli myös mahdollisista tulevista aiheista.
Maya aikoo tarkastella esimerkkejä perjantaina, jos lopullinen luonnos saapuu torstaaksi mennessä.
Fiktiivinen esimerkki säilyttää ajoituksen ja riippuvuuden mutta jättää pois toissijaisen keskustelun.
Ennen kuin lopetat
- Vastuuhenkilö on oikea.
- Määräaika on oikea.
- Riippuvuus säilyy.
- Yhteenveto vastaa varsinaisia muistiinpanoja.
Kysymykset ja vastaukset
Voinko ladata kokousäänitteen tiivistettäväksi?
Tämä tekstityökalu tiivistää kirjoitetut kohdat. Se ei tarjoa äänitteen litterointia.
Voiko yhteenveto vahvistaa epävarmaa suunnitelmaa?
Ei. Säilytä lähteen mukainen varmuuden taso.