یادداشتهای نوشتهشده را آماده کنید
از متنی استفاده کنید که تصمیمها و اقدامهای پیشنهادی را روشن ثبت کرده باشد. آنچه توافق شده را از آنچه هنوز نیازمند بازبینی یا تأیید است جدا کنید.
یادداشتها را در خلاصهساز جایگذاری کنید. این ابزار با متن ارائهشده کار میکند؛ قابلیت ضبط جلسه یا رونویسی ندارد.
- یادداشتهای نوشتهشده را گردآوری کنید.
- تصمیمها و پیشنهادها را مشخص کنید.
- خلاصه را درخواست کنید.
مسئول و مهلت را بررسی کنید
بیان کوتاه باید وقتی مسئول و مهلت برای گام بعدی ضروریاند، آنها را حفظ کند. این جزئیات را حتی اگر خروجی طبیعی خوانده شود بررسی کنید.
هر شرطی را که بر وقوع کنش اثر دارد حفظ کنید. برنامهای موقت نباید به وعدهای بدون قید تبدیل شود.
- مسئول کنش را بررسی کنید.
- سررسید را راستیآزمایی کنید.
- شرطهای ضروری را حفظ کنید.
خلاصهای مفید به اشتراک بگذارید
نتیجه را از دید دریافتکننده بخوانید. آیا میتواند بدون حدسزدن درباره اطلاعات حذفشده بفهمد چه کاری باید بکند؟
در صورت مناسب بودن، در پیام خود پیوند یا ارجاعی به یادداشتهای کامل نگه دارید. خلاصهساز مستقلاً راستیآزمایی نمیکند که چه اتفاقی در پروژه افتاده است.
- گام بعدی را بررسی کنید.
- با یادداشتهای اصلی مقایسه کنید.
- تنها نسخه تأییدشده را به اشتراک بگذارید.
مثال عملی
Maya روز جمعه نمونهها را بازبینی خواهد کرد اگر پیشنویس نهایی تا پنجشنبه برسد. تیم همچنین درباره موضوعات آینده احتمالی بحث کرد.
Maya قصد دارد روز جمعه نمونهها را بازبینی کند اگر پیشنویس نهایی تا پنجشنبه برسد.
این نمونه خیالی زمانبندی و وابستگی را حفظ میکند و بحثی فرعی را حذف میکند.
پیش از پایان
- مسئول درست است.
- مهلت درست است.
- وابستگی حفظ شده است.
- خلاصه یادداشتهای واقعی را بازتاب میدهد.
سوالات و پاسخها
آیا میتوانم ضبط جلسه را برای خلاصهسازی بارگذاری کنم؟
این ابزار متنی متنهای نوشتهشده را خلاصه میکند. قابلیت رونویسی ضبط را ندارد.
آیا خلاصه میتواند برنامهای موقت را محکمتر کند؟
خیر. همان میزان قطعیت منبع را حفظ کنید.