نیاز مخاطب را مشخص کنید
اصطلاحات یا ساختارهای جملهای را که خلاصه را دشوار میکنند مشخص کنید. اصطلاحات فنی را زمانی حفظ کنید که جایگزینی آنها معنا را تغییر دهد.
بازنویسیکننده بخش ارائهشده را بدون گزینشگر جداگانهٔ مخاطب بازنویسی میکند. یک منبع روشن آماده کنید یا برای وظیفهای که صریحاً مخاطب آن مشخص شده، از دستیار نوشتن استفاده کنید.
- عبارتبندی دشوار را مشخص کنید.
- اصطلاحات ضروری را حفظ کنید.
- بازنویسی را اجرا کنید.
تعهدات را با دقت بررسی کنید
خلاصه زمانی میتواند گمراهکننده شود که یک کنش پیشنهادی به کنش توافقشده تبدیل شود. پس از بازنویسی، فعلهایی مانند «ممکن است»، «برنامه دارد» و «خواهد کرد» را مقایسه کنید.
مسئول و مهلت را آشکار نگه دارید. حذف آنها ممکن است جمله را کوتاهتر کند، اما گام بعدی را کمفایدهتر سازد.
- بررسی کنید چه کسی مسئول است.
- بررسی کنید که کنش مشروط است یا نه.
- مهلت را بررسی کنید.
عبارتبندی خوانا انتخاب کنید
بند نهایی را همانگونه که گیرنده میخواند بخوانید. بند باید همان وضعیت پروژه را با ساختاری آسانتر برای دنبالکردن توضیح دهد.
اگر بخش از اطلاعات منبع دیگری استفاده میکند، ذکر منبع را حفظ کنید. بازنویسی سادهتر همچنان به واقعیتها و منابع اصلی پیوند دارد.
- نسخهٔ بازنویسیشده را با صدای بلند بخوانید.
- آن را با منبع مقایسه کنید.
- ذکر منبع ضروری را حفظ کنید.
مثال عملی
تیم برنامه دارد مشروط بر دریافت پیشنویس نهایی، روز پنجشنبه نمونهها را ارزیابی کند.
تیم برنامه دارد اگر پیشنویس نهایی رسیده باشد، روز پنجشنبه نمونهها را بازبینی کند.
نمونه شرط را حفظ میکند و بازبینی بدون قید را وعده نمیدهد.
پیش از پایان
- هیچ نتیجهٔ پروژهای اختراع نشده است.
- شرطها همچنان صریح باقی ماندهاند.
- مسئول و روز تغییری نکردهاند.
- اصطلاحات همچنان دقیق ماندهاند.
سوالات و پاسخها
آیا ابزار میتواند بازنویسی را با گزینشگر مخاطب تطبیق دهد؟
اینجا گزینشگر جداگانهٔ مخاطب وجود ندارد. دستیار نوشتن، وظیفهٔ ویرایشیِ توصیفشده را میپذیرد.
آیا باید همهٔ واژههای تخصصی را حذف کنم؟
نه. هر اصطلاحی را که برای دقت فنی لازم است نگه دارید و در صورت مناسببودن، آن را جداگانه توضیح دهید.