กำหนดความต้องการของผู้อ่าน
ระบุศัพท์หรือโครงสร้างประโยคที่ทำให้สรุปอ่านยาก คงภาษาเทคนิคไว้เมื่อการเปลี่ยนจะทำให้ความหมายเปลี่ยน
ตัวเรียบเรียงใหม่เขียนข้อความที่ให้มาใหม่โดยไม่มีตัวเลือกกลุ่มผู้อ่านแยกต่างหาก เตรียมต้นฉบับที่ชัดเจน หรือใช้ผู้ช่วยเขียนสำหรับงานกลุ่มผู้อ่านที่อธิบายไว้อย่างชัดเจน
- ระบุถ้อยคำที่อ่านยาก
- คงศัพท์จำเป็นไว้
- เรียกใช้การเขียนใหม่
ตรวจสอบพันธะสัญญาอย่างรอบคอบ
บทสรุปอาจทำให้เข้าใจผิดได้เมื่อการกระทำที่เสนอกลายเป็นการกระทำที่ตกลงกันแล้ว เปรียบเทียบกริยาเช่น may, plans to และ will หลังการแก้ไข
คงผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาให้มองเห็น การตัดข้อมูลเหล่านี้อาจทำให้ประโยคสั้นลงแต่ขั้นตอนถัดไปมีประโยชน์น้อยลง
- ตรวจสอบว่าใครรับผิดชอบ
- ตรวจสอบว่าการกระทำมีเงื่อนไขหรือไม่
- ตรวจสอบกำหนดเวลา
เลือกถ้อยคำที่อ่านง่าย
อ่านย่อหน้าสุดท้ายเหมือนผู้รับ ทั้งหมดควรอธิบายสถานการณ์โครงการเดียวกันด้วยโครงสร้างที่ติดตามได้ง่ายขึ้น
หากข้อความใช้ข้อมูลจากแหล่งที่มาอื่น ให้คงการอ้างอิงไว้ การเขียนใหม่ที่ง่ายขึ้นยังเชื่อมโยงกับข้อเท็จจริงและแหล่งที่มาพื้นฐาน
- อ่านฉบับแก้ไขออกเสียง
- เปรียบเทียบกับต้นฉบับ
- คงการอ้างอิงที่จำเป็นไว้
ตัวอย่างที่ใช้งานได้
ทีมวางแผนประเมินตัวอย่างในวันพฤหัสบดี โดยขึ้นอยู่กับการได้รับฉบับร่างฉบับสมบูรณ์
ทีมวางแผนตรวจทานตัวอย่างในวันพฤหัสบดี หากได้รับฉบับร่างฉบับสมบูรณ์แล้ว
ตัวอย่างนี้คงเงื่อนไขไว้ แทนที่จะรับประกันการตรวจทานโดยไม่มีเงื่อนไข
ก่อนเสร็จสิ้น
- ไม่สร้างผลลัพธ์โครงการขึ้นเอง
- คงเงื่อนไขไว้อย่างชัดเจน
- ผู้รับผิดชอบและวันไม่เปลี่ยนแปลง
- ศัพท์ยังคงถูกต้อง
คำถามและคำตอบ
เครื่องมือนี้ปรับการเขียนใหม่ตามตัวเลือกกลุ่มผู้อ่านได้หรือไม่
ไม่มีตัวเลือกกลุ่มผู้อ่านแยกต่างหากที่นี่ ผู้ช่วยเขียนรับงานตรวจทานที่มีการอธิบายไว้
ควรนำคำเฉพาะทางทั้งหมดออกหรือไม่
ไม่ คงศัพท์ใด ๆ ที่จำเป็นต่อความแม่นยำทางเทคนิคไว้ และอธิบายแยกเมื่อเหมาะสม