ใช้คำสั่งที่แม่นยำชุดเดียว
ขอสองแบบและอธิบายผู้อ่าน วัตถุประสงค์ และข้อจำกัด แยกย่อหน้าต้นทางออกจากคำสั่งอย่างชัดเจน
ทั้งสองแบบควรคงชื่อ ตัวเลข และข้อผูกพันเดียวกัน ถ้อยคำที่ต่างกันมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อความหมายพื้นฐานยังคงเท่าเดิม
- ขอสองเวอร์ชัน
- ระบุผู้รับ
- ระบุข้อเท็จจริงที่ต้องรักษา
เปรียบเทียบความชัดเจนและความครบถ้วน
อ่านแต่ละเวอร์ชันควบคู่กับต้นฉบับ ตรวจสอบว่าการกระทำหลักปรากฏในช่วงต้นและมีข้อความเตือนจำเป็นหายไปหรือไม่
ประเมินน้ำเสียงในบริบทจริง ประโยคที่สั้นหรือเป็นทางการกว่าไม่ได้ดีกว่าสำหรับผู้รับโดยอัตโนมัติ
- เปรียบเทียบการกระทำหลัก
- ตรวจสอบคำข้อจำกัด
- ประเมินน้ำเสียง
เลือกและยืนยัน
เลือกเวอร์ชันที่แข็งแรงกว่า หรือรวมการแก้ไขแต่ละส่วนอย่างมีเจตนา ตรวจย่อหน้าที่รวมอีกครั้ง เพราะการผสมประโยคอาจสร้างความไม่สอดคล้องใหม่
ใช้ตัวตรวจไวยากรณ์เพื่อตรวจทานร่างสุดท้ายหากจำเป็น เก็บต้นฉบับไว้จนกว่าเวอร์ชันสุดท้ายจะได้รับอนุมัติ
- เลือกถ้อยคำที่มีประโยชน์
- ยืนยันเวอร์ชันที่รวมแล้ว
- ตรวจทานข้อความสุดท้าย
ตัวอย่างที่ใช้งานได้
เราอาจทบทวนร่างในวันพรุ่งนี้ หากบันทึกมาถึงวันนี้
แบบที่มีประโยชน์คง may, tomorrow และเงื่อนไขเกี่ยวกับวันนี้ไว้ การรับประกันการทบทวนอย่างแน่นอนจะเปลี่ยนต้นฉบับ
ตัวอย่างนี้ระบุเกณฑ์การเปรียบเทียบแทนการให้ความสำคัญกับความลื่นไหลมากกว่าความถูกต้อง
ก่อนเสร็จสิ้น
- ใช้ต้นทางเดียวกันกับทั้งสองเวอร์ชัน
- รักษาข้อเท็จจริงและเงื่อนไขแล้ว
- น้ำเสียงเหมาะกับผู้อ่าน
- ตรวจการแก้ไขที่รวมแล้วอีกครั้ง
คำถามและคำตอบ
ฉันรวมสองแบบได้หรือไม่
ได้ แต่ต้องเปรียบเทียบย่อหน้าที่รวมกับต้นทางอีกครั้ง
ฉันควรเลือกเวอร์ชันที่สั้นที่สุดหรือไม่
เฉพาะเมื่อยังสื่อความหมายและบริบทที่จำเป็นได้ครบถ้วน