پیام موردنظر را پیشنویس کنید
پیش از بررسی دستور زبان، درخواست واقعی را بنویسید. فقط تاریخها، نامها و تعهداتی را بیفزایید که میدانید درستاند.
دستیار ایمیل میتواند از توضیح کوتاه شما پیشنویس بسازد. فقط متن تولید میکند؛ ایمیل نمیفرستد و فایل پیوست نمیکند.
- درخواست را پیشنویس کنید.
- جزئیات تأییدشده را بیفزایید.
- پیش از ویرایش زبانی نسخهای نگه دارید.
اصلاحات را بازبینی کنید
پیشنویس را در بررسیگر دستور زبان جایگذاری و متن اصلاحشده و فهرست ویرایشها را بررسی کنید. نقطهگذاری پیرامون تاریخها و دستورها را با دقت بررسی کنید.
املای نام گیرنده و سازمان را خودتان راستیآزمایی کنید. مدل ممکن است نام خاص ناآشنا را با واژهای معمولی اشتباه بگیرد.
- بررسی دستور زبان را اجرا کنید.
- نامهای خاص را بررسی کنید.
- تأیید کنید درخواست تغییر نکرده است.
بیرون از متن را بررسی کنید
پیش از ارسال، نشانی گیرنده، موضوع و پیوستهای واقعی را در کلاینت ایمیل خود راستیآزمایی کنید. جملهای که میگوید فایل پیوست است، فایل پیوست ایجاد نمیکند.
مهلت را با سابقه مرتبط مقایسه کنید. سپس پیش از فشردن دکمه ارسال، ایمیل نهایی را یکبار از دید دریافتکننده بخوانید.
- مهلت را تأیید کنید.
- پیوستهای واقعی را بررسی کنید.
- ایمیل نهایی را بازبینی کنید.
مثال عملی
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.این اصلاح نمونهوار شکل فعل را بدون تغییر درخواست یا مهلت تغییر میدهد.
پیش از پایان
- جزئیات گیرنده جداگانه بررسی شده است.
- پنجشنبه همچنان مهلت است.
- پیوستها در کلاینت موجودند.
- درخواست و لحن مناسباند.
سوالات و پاسخها
آیا بررسیگر دستور زبان ایمیل را میفرستد؟
خیر. شما نسخه نهایی را از طریق کلاینت ایمیل خود بازبینی و ارسال میکنید.
آیا میتواند نام گیرنده را راستیآزمایی کند؟
چنین فرضی نکنید. نامها را با سابقه تماس قابلاعتماد مقایسه کنید.