व्यावसायिक ईमेल भेजने से पहले व्याकरण जाँच

अभिप्रेत संदेश का मसौदा तैयार करें

व्याकरण जाँचने से पहले वास्तविक अनुरोध लिखें। केवल वही तिथियाँ, नाम और प्रतिबद्धताएँ शामिल करें जिनके सही होने की जानकारी है।

ईमेल सहायक आपके संक्षिप्त विवरण से मसौदा बनाने में मदद कर सकता है। यह केवल पाठ बनाता है; ईमेल नहीं भेजता और फ़ाइलें संलग्न नहीं करता।

1. अनुरोध का मसौदा तैयार करें।
2. पुष्टिकृत विवरण जोड़ें।
3. प्रूफरीडिंग से पहले प्रति रखें।

सुधारों की समीक्षा करें

मसौदा व्याकरण जाँच में चिपकाएँ और सुधारा गया पाठ व संपादन सूची जाँचें। तिथियों और निर्देशों के आसपास विरामचिह्नों पर ध्यान दें।

प्राप्तकर्ता और संगठन के नामों की वर्तनी स्वयं सत्यापित करें। मॉडल अपरिचित उचित नाम को सामान्य शब्र समझ सकता है।

1. व्याकरण जाँच चलाएँ।
2. उचित नाम जाँचें।
3. पुष्टि करें कि अनुरोध अपरिवर्तित है।

गद्य के बाहर की बातें जाँचें

भेजने से पहले अपने ईमेल क्लाइंट में प्राप्तकर्ता पता, विषय और वास्तविक अटैचमेंट जाँचें। किसी वाक्य में “संलग्न है” कहने से अटैचमेंट नहीं बनता।

समय-सीमा संबंधित अभिलेख से तुलना करें। फिर भेजने से पहले अंतिम ईमेल को एक बार प्राप्तकर्ता की तरह पढ़ें।

1. समय-सीमा की पुष्टि करें।
2. वास्तविक अटैचमेंट जाँचें।
3. अंतिम ईमेल समीक्षित करें।

पूर्ण करण्यापूर्वी तपासा

• प्राप्तकर्ता विवरण अलग से जाँचे गए।
• गुरुवार समय-सीमा बनी रहती है।
• अटैचमेंट क्लाइंट में मौजूद हैं।
• अनुरोध और स्वर उपयुक्त हैं।