草擬預計傳送的訊息
先寫出實際請求，再檢查文法。只加入您知道正確的日期、姓名和承諾。
電子郵件助理可根據簡介協助建立草稿。它只產生文字，不會寄信或附加檔案。
- 草擬請求。
- 加入已確認細節。
- 校對前保留副本。
審查修正
將草稿貼入文法檢查器，檢查修正文字和修改清單。仔細查核日期和指令周圍的標點。
自行確認收件人和組織名稱的拼寫。模型可能把不熟悉的專有名詞誤認為普通字詞。
- 執行文法檢查。
- 檢查專有名詞。
- 確認請求未變。
查核文章以外的內容
寄送前，在郵件程式中確認收件地址、主旨和實際附件。寫著「已附加」不會建立附件。
將期限與相關紀錄比較。然後在按下寄送前，以收件人角度閱讀最終郵件。
- 確認期限。
- 查核實際附件。
- 審查最終郵件。
實作範例
使用前
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.使用後
Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.示範修正改變動詞形式，但不變更請求或期限。
完成前檢查
- 另行查核收件人細節。
- 星期四仍是期限。
- 郵件程式中有附件。
- 請求和語氣恰當。
常見問題與解答
文法檢查器會寄出郵件嗎？
不會。您透過自己的郵件程式審查並寄送最終草稿。
它能確認收件人姓名嗎？
不要如此假設。將姓名與可靠聯絡紀錄比較。