Soạn thông điệp dự kiến
Hãy viết yêu cầu thực tế trước khi kiểm tra ngữ pháp. Chỉ đưa vào những ngày, tên và cam kết mà bạn biết là chính xác.
Trợ lý email có thể giúp tạo bản nháp từ bản tóm tắt của bạn. Nó chỉ tạo văn bản; không gửi thư hoặc đính kèm tệp.
- Soạn yêu cầu.
- Thêm chi tiết đã xác nhận.
- Giữ một bản trước khi soát lỗi.
Rà soát các sửa lỗi
Dán bản nháp vào trình kiểm tra ngữ pháp và kiểm tra văn bản đã sửa cùng danh sách chỉnh sửa. Hãy kiểm tra kỹ dấu câu quanh ngày và chỉ dẫn.
Tự xác minh chính tả tên người nhận và tổ chức. Mô hình có thể nhầm một danh từ riêng xa lạ với từ thông thường.
- Chạy kiểm tra ngữ pháp.
- Kiểm tra danh từ riêng.
- Xác nhận yêu cầu không đổi.
Kiểm tra ngoài phần văn xuôi
Trước khi gửi, hãy xác minh địa chỉ người nhận, chủ đề và tệp đính kèm thực tế trong ứng dụng email. Câu nói đã đính kèm không tạo ra tệp đính kèm.
So sánh thời hạn với hồ sơ liên quan. Sau đó đọc email cuối cùng một lần với tư cách người nhận trước khi tự nhấn gửi.
- Xác nhận thời hạn.
- Kiểm tra tệp đính kèm thực tế.
- Rà soát email cuối cùng.
Ví dụ đã thực hiện
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.Sửa lỗi minh họa thay đổi dạng động từ mà không thay đổi yêu cầu hoặc thời hạn.
Trước khi hoàn thành
- Chi tiết người nhận được kiểm tra riêng.
- Thứ Năm vẫn là thời hạn.
- Tệp đính kèm có trong ứng dụng.
- Yêu cầu và giọng điệu phù hợp.
Câu hỏi và câu trả lời
Trình kiểm tra ngữ pháp có gửi email không?
Không. Bạn tự rà soát và gửi bản nháp cuối cùng qua ứng dụng email của mình.
Nó có thể xác minh tên người nhận không?
Không nên giả định như vậy. Hãy so sánh tên với hồ sơ liên hệ đáng tin cậy.