व्यावसायिक ईमेल भेजने से पहले व्याकरण जाँच

अभिप्रेत संदेश का मसौदा तैयार करें

व्याकरण जाँचने से पहले वास्तविक अनुरोध लिखें। केवल वही तारीख़ें, नाम और प्रतिबद्धताएँ शामिल करें जिनके सही होने की जानकारी है।

ईमेल सहायक आपकी संक्षिप्त सूचना से मसौदा बनाने में मदद कर सकता है। यह केवल टेक्स्ट बनाता है; ईमेल नहीं भेजता और फ़ाइलें संलग्न नहीं करता।

1. अनुरोध का मसौदा बनाएँ।
2. पुष्टि किए विवरण जोड़ें।
3. प्रूफ़रीडिंग से पहले प्रति रखें।

सुधारों की समीक्षा करें

मसौदा व्याकरण जाँचक में चिपकाएँ और सुधारा हुआ टेक्स्ट व संपादन सूची देखें। तारीख़ों और निर्देशों के आसपास विराम-चिह्न ध्यान से जाँचें।

प्राप्तकर्ता और संगठन के नामों की वर्तनी स्वयं सत्यापित करें। मॉडल अपरिचित उचित नाम को सामान्य शब्द समझ सकता है।

1. व्याकरण जाँच चलाएँ।
2. उचित नाम जाँचें.
3. पुष्टि करें कि अनुरोध अपरिवर्तित है।

गद्य के बाहर की बातें जाँचें

भेजने से पहले ईमेल क्लाइंट में प्राप्तकर्ता पता, विषय और वास्तविक अटैचमेंट जाँचें। “संलग्न है” कहने वाला वाक्य अटैचमेंट नहीं बनाता।

समय-सीमा की प्रासंगिक रिकॉर्ड से तुलना करें। फिर स्वयं भेजने से पहले अंतिम ईमेल प्राप्तकर्ता की तरह एक बार पढ़ें।

1. समय-सीमा की पुष्टि करें।
2. वास्तविक अटैचमेंट जाँचें।
3. अंतिम ईमेल की समीक्षा करें।

समाप्त करने से पहले

• प्राप्तकर्ता विवरण अलग से जाँचे गए।
• गुरुवार समय-सीमा बनी रखी है।
• क्लाइंट में अटैचमेंट मौजूद हैं।
• अनुरोध और लहजा उपयुक्त हैं।