意図したメッセージを作成してください
文法を確認する前に実際の依頼を書いてください。正しいと分かっている日付、名前、約束だけを含めてください。
メールアシスタントは、概要から下書きを作成できます。テキストを生成するだけで、メールを送信したりファイルを添付したりはしません。
- 依頼の下書きを作成してください。
- 確認済みの詳細を追加してください。
- 校正前にコピーを保存してください。
修正を確認する
下書きを文法チェッカーに貼り付け、修正文と編集リストを精査してください。日付と指示の周囲の句読点を特に確認してください。
受信者と組織名の拼写は自分で確認してください。モデルは、聞き慣れない固有名詞を一般的な単語と誤認することがあります。
- 文法チェックを実行します。
- 固有名詞を精査します。
- 依頼が変わっていないか確認します。
本文の外を確認する
送信前に、メールクライアントで受信者アドレス、件名、実際の添付ファイルを確認してください。「添付しました」と書く文がファイルを添付することはありません。
期限を関係する記録と比較してください。その後、最終メールを受信者の立場で一度読み、自分で送信してください。
- 期限を確認してください。
- 実際の添付ファイルを確認してください。
- 最終メールをレビューしてください。
実例
使用前
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.使用後
Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.例示的な修正は、依頼や期限を変えずに動詞形を変更します。
完了前に確認
- 受信者の詳細は別に確認しました。
- 木曜日が期限のままです。
- 添付ファイルはクライアントに存在します。
- 依頼と調子が適切です。
よくある質問と回答
文法チェッカーがメールを送信しますか？
いいえ。最終下書きは自分で確認し、メールクライアントから送信します。
受信者の名前を検証できますか？
そうとは限りません。信頼できる連絡先記録と名前を比較してください。