উদ্দিষ্ট বার্তা খসড়া করুন
ব্যাকরণ পরীক্ষার আগে প্রকৃত অনুরোধ লিখুন। কেবল সঠিক জানা তারিখ, নাম ও অঙ্গীকার অন্তর্ভুক্ত করুন।
ইমেইল সহায়ক আপনার সংক্ষিপ্ত বিবরণ থেকে খসড়া তৈরিতে সাহায্য করতে পারে। এটি কেবল লেখা তৈরি করে; ইমেইল পাঠায় না বা ফাইল সংযুক্ত করে না।
- অনুরোধ খসড়া করুন।
- নিশ্চিত বিবরণ যোগ করুন।
- প্রুফরিডিংয়ের আগে একটি অনুলিপি রাখুন।
সংশোধন পর্যালোচনা করুন
খসড়া ব্যাকরণ পরীক্ষকে পেস্ট করে সংশোধিত লেখা ও সম্পাদনার তালিকা পরিদর্শন করুন। তারিখ ও নির্দেশনার চারপাশের বিরাম চিহ্ন সাবধানে পরীক্ষা করুন।
প্রাপক ও প্রতিষ্ঠানের নামের বানান নিজে যাচাই করুন। মডেল অপরিচিত উপনামকে সাধারণ শব্দ ভুল বুঝতে পারে।
- ব্যাকরণ পরীক্ষা চালান।
- উপনাম পরীক্ষা করুন।
- অনুরোধ অপরিবর্তিত কি না নিশ্চিত করুন।
গদ্যের বাইরের বিষয় পরীক্ষা করুন
পাঠানোর আগে আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টে প্রাপকের ঠিকানা, বিষয়বস্তু এবং প্রকৃত সংযুক্ত ফাইল যাচাই করুন। 'attached' শব্দটি বলা কোনো বাক্যে কোনো ফাইল সংযুক্ত হয় না।
প্রাসঙ্গিক নথির সঙ্গে সময়সীমা তুলনা করুন। তারপর নিজে পাঠানোর আগে প্রাপকের ভূমিকায় থেকে চূড়ান্ত ইমেইল একবার পড়ুন।
- সময়সীমা নিশ্চিত করুন।
- প্রকৃত সংযুক্ত ফাইল পরীক্ষা করুন।
- চূড়ান্ত ইমেইল পর্যালোচনা করুন।
উদাহরণ
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.উদাহরণসংক্ষেপ সংশোধনটি ক্রিয়ার রূপ বদলায়, কিন্তু অনুরোধ বা সময়সীমা বদলায় না।
শেষ করার আগে
- প্রাপকের বিবরণ আলাদাভাবে যাচাই করা হয়েছে।
- শুক্রবারই সময়সীমা।
- ক্লায়েন্টে সংযুক্ত ফাইল আছে।
- অনুরোধ ও সুর যথাযথ।
প্রশ্ন ও উত্তর
ব্যাকরণ পরীক্ষক কি ইমেইল পাঠাবে?
না। নিজের ইমেইল ক্লায়েন্টের মাধ্যমে চূড়ান্ত খসড়া পর্যালোচনা ও পাঠান।
এটি কি প্রাপকের নাম যাচাই করতে পারে?
ধরে নেবেন না। নির্ভরযোগ্য যোগাযোগ-নথির সঙ্গে নাম তুলনা করুন।