Laadi haluttu viesti
Kirjoita varsinainen pyyntö ennen kielen tarkistamista. Sisällytä vain päivämäärät, nimet ja sitoumukset, joiden tiedät olevat oikein.
Sähköpostiapu voi auttaa laatimaan luonnoksen tiivistelmästäsi. Se tuottaa vain tekstiä eikä lähetä postia tai liitä tiedostoja.
- Luonnostele pyyntö.
- Lisää vahvistetut tiedot.
- Säilytä kopio ennen oikaisua.
Tarkista korjaukset
Liitä luonnos kieliohjelmaan ja tarkista korjattu teksti ja muutosluettelo. Tarkista päivämäärien ja ohjeiden ympärillä olevat välimerkit huolellisesti.
Varmista vastaanottajan ja organisaation nimet itse. Malli voi sekoittaa tuntemattoman erisnimen tavalliseen sanaan.
- Suorita kielentarkistus.
- Tarkista erisnimet.
- Varmista, ettei pyyntö ole muuttunut.
Tarkista tekstin ulkopuolinen osa
Ennen lähettämistä varmista sähköpostiohjelmassasi vastaanottajaosoite, aihe ja todelliset liitteet. Lause, jossa sanotaan liite, ei luo liitettä.
Vertaa määräaika asiaankuuluvaan merkintään. Lue sitten lopullinen sähköposti kerran vastaanottajan näkökulmasta ennen kuin painat itse lähetä.
- Varmista määräaika.
- Tarkista todelliset liitteet.
- Tarkista lopullinen sähköposti.
Esimerkki
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.Havainnollinen korjaus muuttaa verbin muotoa muuttamatta pyyntöä tai määräaikaa.
Ennen kuin lopetat
- Vastaanottajan tiedot tarkistettu erikseen.
- Torstai säilyy määräaikana.
- Liitteet ovat ohjelmassa mukana.
- Pyyntö ja sävy ovat sopivia.
Kysymykset ja vastaukset
Lähettääkö kieliohjelma sähköpostin?
Ei. Tarkistat ja lähetät lopullisen luonnoksen omalla sähköpostiohjelmallasi.
Voiko se varmistaa vastaanottajan nimen?
Älä oleta niin. Vertaa nimet luotettavaan yhteystietoon.