Συντάξτε το προορισμένο μήνυμα

Γράψτε το πραγματικό αίτημα πριν ελέγξετε τη γραμματική. Συμπεριλάψτε μόνο ημερομηνίες, ονόματα και δεσμεύσεις που γνωρίζετε ότι είναι σωστά.

Ο βοηθός email μπορεί να βοηθήσει στη δημιουργία ενός προσχεδίου από τη σύντομη περιγραφή σας. Παράγει μόνο κείμενο· δεν στέλνει μηνύματα ούτε επισυνάπτει αρχεία.

  1. Συντάξτε το αίτημα.
  2. Προσθέστε επιβεβαιωμένες λεπτομέρειες.
  3. Κρατήστε αντίγραφο πριν από τη διόρθωση.

Εξετάστε τις διορθώσεις

Επικολλήστε το προσχέδιο στον ορθογραφικό έλεγχο και εξετάστε το διορθωμένο κείμενο και τη λίστα επεξεργασιών. Ελέγξτε προσεκτικά τη σημεία στίξης γύρω από ημερομηνίες και οδηγίες.

Επαληθεύστε μόνοι σας την ορθογραφία των ονομάτων του παραλήπτη και του οργανισμού. Ένα μοντέλο μπορεί να μπερδέψει ένα άγνωστο κύριο όνομα με μια συνηθισμένη λέξη.

  1. Εκτελέστε τον ορθογραφικό έλεγχο.
  2. Εξετάστε τα κύρια ονόματα.
  3. Επιβεβαιώστε ότι το αίτημα παραμένει αμετάβλητο.

Ελέγξτε εκτός του κειμένου

Πριν την αποστολή, επαληθεύστε τη διεύθυνση του παραλήπτη, το θέμα και τα πραγματικά συνημμένα στο πρόγραμμα email σας. Μια φράση που αναφέρει «συνημμένο» δεν δημιουργεί αυτόματα συνημμένο.

Συγκρίνετε την προθεσμία με τη σχετική εγγραφή. Στη συνέχεια, διαβάστε το τελικό email μία φορά ως παραλήπτης πριν πατήσετε εσείς το κουμπί αποστολής.

  1. Επιβεβαιώστε την προθεσμία.
  2. Ελέγξτε τα πραγματικά συνημμένα.
  3. Ελέγξτε το τελικό email.

Παράδειγμα εφαρμογής

Πριν
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.
Μετά
Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.

Η ενδεικτική διόρθωση αλλάζει τον τύπο του ρήματος χωρίς να αλλάξει το αίτημα ή την προθεσμία.

Πριν ολοκληρώσετε

  • Τα στοιχεία του παραλήπτη ελέγχθηκαν ξεχωριστά.
  • Η Πέμπτη παραμένει η προθεσμία.
  • Τα συνημμένα υπάρχουν στο πρόγραμμα email.
  • Το αίτημα και ο τόνος είναι κατάλληλα.

Ερωτήσεις και απαντήσεις

Θα στείλει το email ο έλεγχος γραμματικής;

Όχι. Εσείς ελέγχετε και στέλνετε το τελικό προσχέδιο μέσω του δικού σας προγράμματος email.

Μπορεί να επαληθεύσει το όνομα του παραλήπτη;

Μην το υποθέτετε. Συγκρίνετε τα ονόματα με ένα αξιόπιστο αρχείο επαφής.

Άνοιγμα εργαλείου · Γραμματική