Formulieren Sie die beabsichtigte Nachricht

Schreiben Sie die tatsächliche Bitte, bevor Sie die Grammatik prüfen. Nehmen Sie nur Daten, Namen und Zusagen auf, deren Richtigkeit Sie kennen.

Der E-Mail-Assistent kann anhand Ihrer Vorgaben einen Entwurf erstellen. Er erzeugt nur Text; er versendet keine E-Mails und fügt keine Dateien an.

  1. Formulieren Sie die Bitte.
  2. Fügen Sie bestätigte Details hinzu.
  3. Bewahren Sie vor dem Korrektorlesen eine Kopie auf.

Änderungen prüfen

Fügen Sie den Entwurf in die Grammatikprüfung ein und prüfen Sie korrigierten Text und Änderungsliste. Achten Sie besonders auf Zeichensetzung bei Datumsangaben und Anweisungen.

Überprüfen Sie die Rechtschreibung von Empfänger- und Organisationsnamen selbst. Ein Modell kann einen unbekannten Eigennamen für ein gewöhnliches Wort halten.

  1. Führen Sie die Grammatikprüfung aus.
  2. Prüfen Sie Eigennamen.
  3. Bestätigen Sie, dass die Bitte unverändert ist.

Prüfen Sie außerhalb des Fließtextes

Überprüfen Sie vor dem Senden Empfängeradresse, Betreff und tatsächliche Anhänge in Ihrem E-Mail-Programm. Ein Satz, der auf einen Anhang verweist, erstellt keinen Anhang.

Vergleichen Sie die Frist mit der relevanten Aufzeichnung. Lesen Sie dann die endgültige E-Mail einmal aus Sicht der empfangenden Person, bevor Sie sie selbst senden.

  1. Bestätigen Sie die Frist.
  2. Prüfen Sie echte Anhänge.
  3. Prüfen Sie die endgültige E-Mail.

Durchgerechnetes Beispiel

Vorher
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.
Nachher
Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.

Die beispielhafte Korrektur ändert die Verbform, ohne die Bitte oder Frist zu verändern.

Bevor Sie fertig sind

  • Empfängerangaben wurden separat geprüft.
  • Donnerstag bleibt die Frist.
  • Die Anhänge sind im Programm vorhanden.
  • Bitte und Ton sind angemessen.

Häufig gestellte Fragen

Wird die Grammatikprüfung die E-Mail senden?

Nein. Sie prüfen und senden den endgültigen Entwurf in Ihrem eigenen E-Mail-Programm.

Kann sie den Namen einer empfangenden Person überprüfen?

Verlassen Sie sich nicht darauf. Vergleichen Sie Namen mit einer zuverlässigen Kontaktaufzeichnung.

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