Rédigez le message prévu

Rédigez la demande réelle avant de vérifier la grammaire. N’incluez que les dates, les noms et les engagements dont vous êtes certain.

L’assistant d’e-mail peut aider à créer un brouillon à partir de votre description. Il produit uniquement du texte ; il n’envoie pas de courrier et ne joint pas de fichiers.

  1. Rédigez la demande.
  2. Ajoutez les détails confirmés.
  3. Conservez une copie avant la relecture.

Examinez les corrections

Collez le brouillon dans le correcteur grammatical et examinez le texte corrigé et la liste des modifications. Vérifiez soigneusement la ponctuation autour des dates et des instructions.

Vérifiez vous-même l’orthographe des noms du destinataire et de l’organisation. Un modèle peut confondre un nom propre inhabituel avec un mot ordinaire.

  1. Lancez la correction grammaticale.
  2. Examinez les noms propres.
  3. Confirmez que la demande est inchangée.

Vérifiez les éléments hors du texte

Avant l’envoi, vérifiez l’adresse du destinataire, l’objet et les pièces jointes réelles dans votre client de messagerie. Une phrase indiquant qu’un document est joint ne crée pas de pièce jointe.

Comparez l’échéance au registre pertinent. Puis lisez l’e-mail final une fois en tant que destinataire avant de cliquer vous-même sur envoyer.

  1. Confirmez l’échéance.
  2. Vérifiez les pièces jointes réelles.
  3. Examinez l’e-mail final.

Exemple détaillé

Avant
Please send the revised notes by Thursday so we can reviews them before the meeting.
Après
Please send the revised notes by Thursday so we can review them before the meeting.

La correction illustrative change la forme du verbe sans modifier la demande ni l’échéance.

Avant de terminer

  • Les détails du destinataire sont vérifiés séparément.
  • Jeudi reste l’échéance.
  • Les pièces jointes sont présentes dans le client.
  • La demande et le ton sont appropriés.

Questions et réponses

Le correcteur grammatical enverra-t-il l’e-mail ?

Non. Vous examinez le brouillon final et l’envoyez via votre propre client de messagerie.

Peut-il vérifier le nom d’un destinataire ?

Ne le présumez pas. Comparez les noms à un registre de contact fiable.

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